办公文秘秘书的“办事”工作.pptx

第八章 秘书的“办事”工作 ; 通过讲解涉外秘书在会议、会谈、会见以 及公务聚会中所从??的事务工作。掌握会议及 会议要素，掌握工作例会中的主要程序和原则 ，能妥善组织小型工作例会；掌握会见、会谈 的事务工作以及公务仪典、宴请的筹划和组织 工作、聚会的设计组织和主持工作，能够独立 筹划小型会见会谈事务，独立设计组织聚会工 作。;第一节 会议事务工作;第一节 秘书办公室的管理工作; 办公室管理工作仅仅是秘书办公室管理部 分，是秘书机构内部的管理。秘书机构所涉及 的管理工作，要远远超出秘书办 公室的范围。;一、秘书办公室综述;二、办公室管理的内容;（一）办公室的人力资源管理; 秘书工作岗位分析 一个秘书机构，到底有什么工作内容，有 多少工作量，需要哪些不同素质层次的秘书人 员，承担哪些职位的工作，这是秘书工作岗位 职务分析的主要内容。在秘书的应聘试用中， 常有双方感觉不适应的情况。有时并不是应聘 秘书的能力资质不合适，而是招聘单位对所需 要的秘书没有准确的岗位职务分析造成的。 ; 秘书的职务说明包括以下九点（见图6-21）。; 秘书的资格要求包括以下六点（见图6-22 ）。; 人力资源规划 和办公室管理一样，秘书的人力资源管理也 是系统工程，不是简单地对一个职务的分析，而 是要将办公室所需要的人力资源的总和做出科学 合理的搭配的设计，即人力资源规划。 ; 秘书人员的招聘选拔 公开招聘是目前各级社会组织获取人力资 源通常采用的方法。办公室招聘秘书大体有4个 工作环节：根据秘书工作岗位职务分析和有关 人力资源的总和规划制定招聘计划；拟订并发 布招聘广告；选择适宜的招聘渠 道；制定招聘工作流程并按计划 实施。; 秘书工作的绩效考评 是对办公室秘书人员的评估制度，需要以系 统的人力资源管理原理和方法来评定和衡量秘书 的工作行为和工作效果。绩效考评的目的是改善 秘书的工作状况，提高秘书的工作水平，鼓励秘 书的工作积极性，增强秘书的成就 感，更好地实现领导的工作目标。; 秘书的薪酬管理 由于我们还做不到按需分配，真正意义的按 劳取酬也做不到。尤其秘书工作没昏没晓，没完 没了，没饥没饱，很难用工资准确地体现其劳动 付出。秘书对薪酬比较关注和挑剔 时，科学合理地管理薪酬就更??要。 ;做好秘书的薪酬管理有两个要点（见图6-23）。 ; 有效的激励机制 秘书办公室的激励主要体现在表扬与批评、 奖励与惩戒。奖惩要分明和适度，正确的就奖 励，在办公室树立起榜样；错误的就惩罚，昭 示大家以错误过失为鉴。奖罚适度不仅激励效 果好，而且有助于公平性。; 人才培训和开发 培训是为了提高，开发是为了创新。在秘书 的人力资源管理中，培训使秘书的知识、能力、 素质更适应组织机构工作的需要；开发使秘书的 潜能得以发挥，随时充实新的工作 内容，成为开拓型秘书。;（二） 办公室的设备设施管理; 秘书办公室的配置要根据单位的普遍情况 来设计。值得注意的是秘书伏案工作时间长， 办公桌椅最讲究久坐舒适的要求。桌和椅的高 度既要适合秘书的身高需要，又要搭配起来适 宜伏案。文具柜的选择要考虑工作中存放文书 材料的需要。为方便不同文书资料的存取，文 具柜可以不同的式样搭配配置， 但要总体风格一致。 ; 办公机械设备和电器设备的管理科学合理 地使用做好资产登记 不同的办公室，设备配置不一，配置的依 据应当是秘书工作的需要。目前秘书办公室比 较普遍的办公机械设备和电器设备包括电话机、 移动通讯终端（手机）、寻呼机、传真机、复 印机、裁纸机、装订机、碎纸机、号码打制器、 打孔器、计算机、扫描仪、打印机、电扇、空 调、饮水机等等。有的办公室还配有桌面印刷 系统和过塑设备、摄影摄像设备、投影设备和 笔记本电脑。 ; 秘书部门对办公机械设备和电器设备的管理 主要应有三个方面（见图6-24）。 ;（三）办公室的环境管理; 有两种办公形式（见图6-25）。; 不同的办公室环境安排不仅是由秘书的工 作内容决定的，也和办公室的管理理念、管理 水平有关。开放式办公室中几十人办公，各自 默默忙碌，低声言语，领导可以一目了然井然 有序的办公状态。; 办公室环境布置 是指办公室桌上物品的摆放，窗帘、灯具、 墙上装饰品等的布置。秘书的办公室是一扇体 现机关整体水平的窗口，办公室环境的布置应 当和机关的整体风格和格调一致， 应当使办公