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公文写作常见错误辨析 公文写作中常见的错误和改正方法 一、文种不明 即从公文的标题上看不出属于哪种公文。例如“关于接待德国×××公司总裁访问的事”这一标题，就没有表明是“函”，是“请示”，还是“通知”;而《国家行政机关公文处理办法》明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。”又如“汇报电力标准化工作”这一标题，不仅没有文种，连题意也不清。应该根据这份文件的内容与目的，或者把它改为公文类的“××××发文单位关于电力标准化工作的报告”，或者改为事务类的“××××发文单位电力标准化工作总结”。 二、生造文种 一种情况是把性质、用法不同的文种混为一体，拼凑在一起，不伦不类，例如“关于×××的请示报告”;另一种情况是把某些事务文书或规章制度类文书当作机关公文那样直接行文，例如把“计划”、“安排”、“总结”、“制度”、“细则”等直接作为公文印发。 第一种情况容易改正，只要根据公文内容确定一个文种，把另一个删去即可。第二种情况则应这样处理：如果这些事务类、规章制度类文书要像正式公文那样行文，下行的可以采用“通知”文种，用以下方式行文： 1规章制度类文书以“印发”形式行文。如××省电力有限公司《关于印发〈××省电力有限公司公文处理规则〉的通知》，把发布的规则作为通知的附件，一起行文。又，《国家电力公司公文处理办法》第十六条规定：“公司内部规章制度，以‘国电内规’ 字号印发，由法律事务部审核编号。”据此，规章制度类文书也可以不用“通知”文种而直接行文，但字号及审核编号部门应按规定。 2事务文书以“转发”或“批转”的形式行文上级、同级或不相隶属单位的用“转发”，下级单位上报的则用“批转”。如《关于转发××电业局1999年工作计划的通知》，将《1999年工作计划》作为通知的附件行文。 如果是上行公文，可用“报告”行文，把要报送的事务文书、规章制度类文书作为附件。 三、错用文种 错用文种的情况更为常见，大致有以下几种： 1把“请示”误为“报告”。例如《关于××电厂国有资产评估立项的报告》，其内容是申请对现有国有资产进行评估立项，应使用“请示”，却误用为“报告”。 2滥用“通知”。即把本该用“决定”、“规定”、“办法”、“通报”的误为“通知”。 3滥用“请示”。有些单位向同级单位或者有关业务部门提出某些请求批准或办理的事项时，不用本该使用的平行文种“函”，特地用“请示”这一上行文种，认为这样做是尊重对方，好办事。这种做法破坏了行文规则，必须改正。 4“批复”误用为“通知”或“函”。对下级的“请示”，必须用“批复”这一文种作答复，但有的公文却写成《关于批复××××的通知或函》，应改为《关于××××的批复》。 5“函”误用为“批复”。某些业务主管部门在答复不相隶属单位请求审批的有关事项时，本该用平行文“函”，却写成《关于×××单位×××事项的批复》。 6误用处分事项公文文种。“决定”和“通报”均可用于处分事项。处分“决定”是行政处分的正式文件，要装入被处分人的档案;批评性“通报”主要起教育警醒作用，不装入档案。批评性“通报”可以带附件即关于事件或事故的调查报告，处分“决定”不能带。处分“决定”一般让有关人员知晓即可;批评性“通报”要 发送到下属各单位，甚至要抄送有关的不相隶属的单位。因此，应该根据处分事项具体情况正确选用，以避免误用文种。2112 四、越级行文 《国家行政机关公文处理办法》规定：“一般不得越级请示和报告”。因此，除了特别紧急的情况，上行文都应按隶属关系向上一级机关单位行文，逐级上报。即使因特珠情况必须越级行文，也应同时抄送被越过的上级机关单位。但是在有些基层单位，所写的公文还经常出现越级上报的问题，必须坚决纠正。 五、格式不全 公文格式中规定的各个组成部分，有许多是每一份公文都不可缺少的要素。如果在某一份公文的具体写作中，该标识的要素没有标识，就是格式不全如缺少发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、附件、成文日期、主题词等。纠正这类错误的唯一办法就是认真检查，看到底有哪些部分该写而没写，然后将残缺的部分补写上去。 六、发文字号混乱 发文字号应当包括发文机关单位代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入;序号不编虚位即1不编为001，不加“第”字。发文字号混乱的表现主要有：项目不完整;年份用中文数码标识或只标两位数，不用六角括号而用圆括号“ ”、方括号“[ ]”括入;序号加“第”字或编虚位。对这类错误，要根据具体情况一一改正。 七、标题不准