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公司会议管理规定(试行) 1 目的和范围 为了规范公司会议管理，明确公司各类会议及会议费的申请、审批 及组织管理要求，特制定本规定。本规定适用于公司机关各部门、所属 单位的各类会议（含视频会议）管理。 2 术语和定义 无 3 职责 3.1 办公室（党委办公室）(以下简称办公室) 3.1.1 是公司会议的归口管理部门； 3.1.2 负责对机关各部门、所属单位年度会议计划及会议费用预算的统计 汇总，并组织向公司领导报批； 3.1.3 负责对上报会议申请中有关会议执行的标准、召开会议的地点、发 生费用等内容的审核； 3.1.4 负责牵头组织公司一类会议的召开； 3.1.5 协助各会议主办部门组织召开二类会议； 3.1.6 负责公司主要领导讲话材料的统一整理及印制发放。 3.2 技术中心 3.2.1 是视频会议系统的技术管理及维护保障部门； 3.2.2 负责视频会议设备管理、维护、更新；根据会议要求调试设备，与 各分会场保持联系，进行会前点名; 3.2.3 负责监测和疏导各条广域网信道的流量，确保影像、音响、网络正 2016-11-20 发布 2016-11-20 实施 公司会议管理规定 页码：2/9 常； 3.2.4 负责组织设备管理人员技术培训，为公司各级视频会议管理提供技 术支持。 3.3 财务处 3.3.1 负责组织机关及所属各单位会议费预算的下达、调整和考核。 3.4 机关各业务部门、所属各单位 3.4.1 负责编报本部门、单位年度会议计划及会议费预算； 3.4.2 负责牵头组织公司二、三类会议的召开； 3.4.3 负责本部门、单位会议费用的申报、核销； 3.4.4 负责本单位各类会议（含视频会议）系统的管理、使用、维护。 4 管理内容 4.1 公司会议实行分类管理，根据会议性质和重要程度，确定参会人员 和会期。 4.1.1 一类会议 4.1.1.1 一类会议为公司决定召开的全局性会议以及公司主要领导主持 召开的办公会议，包括：年度工作会议、职代会、党代会、党建工作会、 QHSE 委员会工作会等。 4.1.1.2 参会人员根据会议内容决定，一般为公司领导，机关部门负责人、 所属单位领导、机关和基层一定比例员工代表。会期原则不超过2 天。 4.1.2 二类会议 4.1.2.1 二类会议为以公司名义召开的年度、季度专业性会议，主要包括： HSE 工作会议、管道工作会议、生产工作会议、经营财务工作会议、科 技信息工作会议、纪检监察工作会议等。 4.1.2.2 参会人员一般为主管领导、机关相关部门领导、所属单位有关领 导以及与此业务相关机关和基层管理人员。会期原则不超过1 天。 公司会议管理规定 页码：2/9 4.1.3 三类会议 三类会议为根据工作需要由机关各部门或所属单位召集的会议，主 要包括：生产经营例会、部门业务会议以及分公司年度工作会议、职代 会、生产经营业务会议等。 4.1.4 受政府部门、集团公司、股份公司委托由公司承办的会议，经公司 领导批准，按一类会议管理；由公司所属单位承办的会议，按二类会议 管理。 4.1.5 视频会议根据会议性质和重要程度分类，并按类别执行。 4.1.6 所有会议的筹备及会务工作均执行附录A 《会议要求》。 4.2 会议计划管理 4.2.1 各部门、各单位应在每年12 月上旬申报下一年度计划召开的会议， 主要包括公司一、二类会议及需要到外部召开的公司三类会议，在公司 内部召开的各项日常、临时性会议以及三类会议，不列入年度会议计划。 申报会议的内容必须经公司主管领导审核。 4.2.2 办公室将申报的年度会议计划进行分类统计汇总，报公司主要领导 审批后执行。 4.2.3 各部门、各单位应严格执行会议计划，未经批准不得擅自召开计划 外会议。确因工作需要或不可预见因素必须在计划之外召开会议的，需 经公司分管领导审批，办公室、财务处依据审批意见核定会议费用，同 时主办部门需向财务处申请追加会议预算。 4.3 会议审批管理 4.3.1 会议召开前 10 个工作日，由主办部门、单位提出会议申请，填写 《会议费用审批单》，并附会议议程、会议主要内容和参会人员等。 4.