一种协同办公系统的设计.docVIP

PAGE PAGE 1 摘要：本文设计了一个树型结构的协同办公系统模型。这个模型构建了办公自动化子系统间的数据联系，能够表达同一工作的多种隶属关系，实现了针对不同用户工作层次关系的重新组织和权限管理。本文对系统整合中的耦合程度和功能合并问题进行了简要论述。 关键词：办公自动化、协同、OA Abstract：A kind of tree structure cooperation office automation model is set up in this paper. This model can format the data relationship of office automation subsystem and can express the multi-affiliation of one work. The relationship of work can be reorganized and the privilege can be managed in term of individual users. The questions of couple degree and function unity are discussed briefly. Keyword：Office Automation, Cooperation, OA 1．引言 广义的办公自动化系统包括了与日常办公有关的各种系统，公文系统、档案系统、会议管理、日程安排、文件管理系统、BBS等等，都是办公自动化系统的一部分，这些系统有时也称为办公自动化的子系统[1-3]。 作者简介：李新(1966－)，男，山东淄博人，博士后，副研究员，主要研究领域为信息安全、办公自动化关键技术、软件工程工业化。随着办公自动化的普及和推进，彼此孤立的子系统已经不能满足日常办公的需要，人们开始考虑能够使这些系统协同工作的策略，最简单的方式莫过于让这些系统彼此之间能够进行数据交换[4]。如：让公文数据自动流入档案系统、在发布BBS时能够从文件管理系统中拷贝文件作为BBS的附件、将签发后的公文送到BBS系统中发布，等等。以数据交换代替协同办公，虽然实现起来简单，但是不同子系统之间实际上仍然彼此独立，一个子系统对数据的修改不能直接反应到其它子系统，处理不当就会造成管理上的混乱，因此，协同办公系统需要更加严紧的结构设计。 作者简介：李新(1966－)，男，山东淄博人，博士后，副研究员，主要研究领域为信息安全、办公自动化关键技术、软件工程工业化。 2．子系统间的耦合程度 模块化是简化系统设计的基本手段，耦合程度反应了模块之间的联系，现代软件工程在设计复杂系统时一般认为模块间耦合程度低的系统易于设计和维护，是较为理想的系统结构，但耦合程度的降低应以不伤害不同业务之间的逻辑联系为基本前提。 通过在彼此独立的子系统之间增加数据交换实现协同办公，子系统之间的耦合程度可以达到较低的水平，但是，较低水平的耦合程度可能引起的子系统之间的数据不一致，在有些情况下会达到难以容忍的程度。如：笔者在实际工作中经常遇到用户在公文签发后甚至归档以后发现公文中个别词句错误需要进行修改的情况，这时，如果公文已经拷贝到BBS中发布或者已经流入档案库，就必须在三处同时修改，这给系统的运行带来很大麻烦。 因此，在协同办公系统设计中，在保持各个子系统基本彼此独立的前提下，适当提高子系统间的耦合程度是十分必要的，这也是协同的一种体现。对于关键数据，必要时可以考虑各个不同的子系统共用一个统一的数据源，从而彻底解决数据不一致问题。 3．子系统功能的合并 与各个子系统的简单集合不同，理想的协同办公系统应以一个统一完整系统的形象面对用户。完整的形象不仅来自界面风格的统一，更重要的是同一业务逻辑应该由同一个系统功能模块来实现，因此，对于子系统间的功能重复，必须进行必要的合并。 子系统间有些十分明显的功能重复比较容易发现，如：BBS、投票系统、消息发布，都是在一定范围内发布信息，并从用户那里得到反馈，因此可以合并成一个综合信息发布系统。一个功能齐全的综合信息发布系统，应该能够支持办公中常用信息类型的发布工作，这样的系统应该具有信息分类、消息反馈、指定信息公开范围、反馈消息的分类统计及附件上传等功能。 有些系统功能的重复并不十分明显。如：公文查询与文书档案查询，当在办公自动化系统中实现了文档一体化后，一个归档后的公文可以在公文系统与档案系统中同时查到，对同一信息的多个查询途径并不是总能给用户提供方便，反而在有些情况下会带来混乱。当用户想查询与过去某个事件相关的文书文件时，公文系统的查询无法直接得到这些公文的档案相关属性，如：是否归档、有无相关文件、纸文件是否可以借阅等；从档案库中查询时，往往会有数据