地震局基本建设项目档案管理计策.docVIP

地震局基本建设项目档案管理计策 一、《办法》的制定依据和主要内容 １制定依据《办法》制定的主要依据包括《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》（ＤＡ／Ｔ２８—２００２）、《重大建设项目档案验收办法》（档发［２００６］２号）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（ＧＢ／Ｔ１１８２２—２００８）、《中国地震局基本建设管理办法》（中震财发［２００８］３７号）。２主要内容《办法》包括总则、管理机制、项目文件材料的收集、项目文件材料的整理和归档、档案的验收、档案的归属与移交、附则等７个章节。主要内容包括办法的适用范围、基本概念、指导原则，各级管理单位职责，文件材料的收集范围和要求，文件材料的分类、组卷、编号、排列、目录编制、装订和装具、归档要求，验收的准备、申请、组织，档案的归属原则、移交要求等方面，基本涵盖了基本建设项目档案管理的全过程，概念清晰、流程规范、操作性强。 二、领会《办法》要义，指导基本建设项目档案管理实践 １突出了项目法人的重要性和管理职责项目法人是指具有法人资格和地位，依照有关法律、法规要求设定或认定，对建设工程项目负有法定责任的企业或事业单位。项目法人制作为我国投资体制改革的核心内容，已经成为基本建设项目管理的重要基础。《重大建设项目档案验收办法》等国家有关规定和《中国地震局基本建设管理办法》中也明确了项目法人单位在档案管理工作中的职能责任。《办法》特别强调了项目法人单位在档案管理中的重要作用。与中国地震局机关以及参与项目建设的其他单位相比，项目法人单位在档案工作的组织协调、专兼职人员配备、文件材料收集、整理和归档、验收的组织、档案接收、汇总、保管和提供利用等方面应肩负更多的管理职责。特别是在多个单位参与建设的大中型建设项目中，项目法人单位更应做好项目档案工作的整体组织管理。除以上各项职责外，还必须将档案管理纳入项目实施全过程管理的范畴，如应在项目总工办设立档案工作组负责档案工作的协调组织，制定项目档案管理制度、归档范围和分类编号方案，在项目建设各阶段对各建设单位的档案工作进行指导、监督和检查，等等。 ２明确了管理机制和各类主体职责明确了中国地震局、项目法人单位、其他建设单位的职责。《办法》在重点突出项目法人单位管理职责的同时，也列举了中国地震局机关在制度标准制定、指导监督检查、培训交流组织、验收组织等方面的职责，以及其他建设单位在文件材料收集整理归档、档案审查、档案移交、保管和提供利用等方面的职责。明确了建设单位档案部门和其他各部门的职责。《办法》要求建设单位中负责实施、监理、财务等项目相关工作的部门，应指定专人负责项目建设各阶段形成文件材料的收集、整理等工作，并在每一阶段工作完成后，将经整理的文件材料向档案部门提交归档。档案部门一方面应对各部门的文件材料收集、整理工作进行指导，另一方面应对各部门提交的档案进行分类、编号，编制案卷目录及档案整理情况说明，及时完成归档工作。明确了其他文件材料产生主体的责任。除上述主要的档案管理主体外，《办法》还关注了项目文件材料产生的重要主体———项目设计、施工、监理等单位的相应责任，要求建设单位相关部门应在签订合同时设立专门条款，明确设计、施工、监理等单位对相应文件材料的整理和提交责任。强调了监理的重要作用。由于基本建设项目具有较强的专业性，档案部门对项目文件材料的实体内容往往很难把握，因此，《办法》首次明确强调了监理单位对项目施工文件、竣工图、监理文件等重要文件材料的审核责任。在项目文件材料提交归档前，应由专业的监理单位对文件材料内容真实性、形式完备性、程序规范性进行把握，同时通过文件材料的内容对项目建设质量是否达到国家有关标准进行把关。 ３明确了项目文件材料的归档范围和全宗管理下的分类原则《办法》根据《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》，明确了基本建设项目文件材料的收集范围，包括可行性研究、任务书，设计基础文件，设计文件，项目管理文件，施工文件，监理文件，工艺设备文件，科研项目文件，涉外文件，生产技术准备、试生产文件，财务、器材管理文件，竣工验收文件等１２类，共８３种文件材料，同时确定了各类文件材料的保管期限。项目法人单位应根据各个项目的具体情况，制定出更加详细具体的归档范围。特别是多个单位参与建设的项目，项目法人单位更应将归档范围细化，使得条目清晰具体，增强可操作性，利于各单位统一标准、规范管理。地震部门的基本建设项目实施一般包括土建、设备仪器购置、地球物理观测、项目管理等多方面内容，个别项目还涉及一些科研工作，因此按一般科技档案的分类方法，采用《地震档案分类表》分类，会出现一个基本建设项目产生的文件材料分别归入“地震监测与预测预报”、“地震科学研究”、“基本建设”、“设备仪器”、“环境保护及其他”等