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基层档案管理信息化管理途径探析 摘要:档案具有十分重要的作用，是记录历史的重要资料，是为各项服务提供依据的重要凭证，促进基层档案管理信息化建设是时代发展的必然，将信息化技术应用于档案管理过程中，具有十分现实的意义。档案资料的收集、整理、编目、检索、存储都可以利用信息化技术提高档案管理的效率，我国较多基层事业单位沿用了传统的方法，以纸质为载体，工作比较琐碎。在进行档案管理的过建立电子档案及档案数据库，可以切实提高档案管理的实效性。本文首先对档案信息化建设的特点和发展趋势进行了阐述，指出了档案管理存在的问题，提出了具体的改进建议和措施。 关键词:基层单位;档案管理;信息化 档案管理工作是企业或事业单位的重要管理工作之一，作为一项常项工作，各企业或单位要注意运用先进技术实现档案管理的转变，传统的档案管理工作比较依赖人工工作模式，档案资料的管理效率较低，档案资料的收集和整理效率有待提高，信息化建设发展相对滞后，档案管理室计算机、扫描仪等设备较为落后，相关投入较少，档案资料的完整性有待进一步提高。 一、档案信息化建设的特点及发展趋势 (一)特点。基层档案管理工作还停留在比较传统的层面，比较依赖人工工作模式，借助于人类的管理行为难以在短时间内提高档案管理的效率。档案信息化建设的显著特点就是档案资料的电子化和数字化，很多档案资料通过打印和扫描等操作形成电子文件，还有很多资料本身就是电子文件，如文档、表格、图片、音频、视频等等。档案信息化可以改变传统纸质档案的管理模式和存储模式，受外在环境的影响较小，纸质档案存储难度较大，温度和湿度等因素都影响档案资料的保存，信息化档案主要依赖计算机、硬盘、U盘等存储介质，可以避免档案被腐蚀。档案资料的信息化管理可以使档案管理更加透明化，档案资料的安全性较高。档案信息化管理可以使部分档案资料可以被复制和分享，操作较为方便，可以为很多业务的办理提供便利，更加突出档案资料的价值，提高档案文件的利用率。(二)发展趋势。我国比较重视档案管理工作的开展，很多企业和单位在办公室自动化上都下足了功夫，因此，档案信息化和数字化建设也成为了必然。目前，国际上很多国家都开始在档案管理信息化上进行深入的研究，很多档案管理人员会利用先进的网络技术提高档案管理的实效性，很多电子文件和资料被上传到网络空间中，除了一些机密的文件资料，很多档案资料可以供不同国家的不同企业下载利用，档案资料的管理效率提高了很多。未来档案信息化建设要朝着集成化、数字化、安全化的方向发展，电子档案资料要保证其安全性，要重视做好设备的安全保护，做好硬件设备的稳定运行，定期对计算机和扫描仪进行维护和保养，部分保密等级较高的档案资料要严格按照要求进行管理。另外，档案信息化管理要做好数据库的建设，要统一档案资料收集和整理方法，提高档案的利用率。 二、档案管理信息化建设的重要性 (一)改变传统的档案管理模式。基层单位的管理工作比较基础的就是档案管理工作，但目前，基层档案馆的档案管理工作比较传统，设备比较落后，基础设施建设比较滞后，传统纸质的档案管理会导致档案资料被腐蚀或被损坏，且纸质档案受温度、湿度变化的影响，长时间还会出现的风化等问题。档案信息化建设可以改变传统的档案管理方式，是对档案管理工作的颠覆，将纸质档案转化为电子档案，数字化的存储方式有助于于对档案资料的保护，运用一定的介质就可以存储大量的档案资料，可以保证档案资料的完整性，查阅起来比较容易。(二)提高档案资料的利用效率。基层档案管理中有很多的资料和凭证，这些资料都是各项工作的重要依据，也是企业或事业单位做出决策的重要根据，提高档案资料的利用效率才是关键的内容。档案信息化建设有助于实现档案资料的高效管理，档案资料的编目、检索、查找和阅览工作都需要依赖先进的信息化技术。先进的信息化技术应用在档案管理中，采用先进设备将纸质档案资料转变为电子文件，对档案的信息化处理可以将电子文件保存在计算机中，提高存储的安全性，降低档案管理成本，提高档案的利用率。 三、基层档案管理存在的问题 (一)对档案信息化建设不够重视。部分企业和事业单位对档案管理信息化建设不够重视，尤其基层的一些档案馆等，档案信息化建设比较滞后，对于档案管理信息化的重要性认识不足，没有认识到档案管理工作的重要性，档案管理依然沿用传统的方式。部分基层单位缺乏计算机、扫描仪等档案管理设备，档案室建设工作开展不力，部分基层单位甚至没有建立独立的档案室，只是办公室兼管档案资料，很多信息化设备没有购置，管理者思维和理念较为落后，很少主动去搜集档案资料，搜集的档案资料不够完整，档案管理的效率有待提高。(二)档案信息化缺乏专业人才。档案信息化建设需要专业的人才作为支持，目前档案信息化建