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行政办公制度 深圳市励惠计算机系统有限公司 行 政 管 理 制 度 二零零三年三月 第 1 页第 1 页 行政办公制度 目的：为加强公司总部办公管理，提高办公效率，降低办公成本，特制定 本制度 原则：办公管理贯彻 “规范、效率、效益”的原则 规范：以制度规范办公管理； 效率：有助于提高整体工作效率； 效益：减少资源耗费，降低成本； 标准：程序化、制度化、统一化、合理化； 行政管理制度 第 2 页第 2 页 行政办公制度 目 录 一、 会议管理规定 二、 文书管理规定 三、 档案管理规定 四、 印章管理规定 五、 出差管理 六、 安全管理 七、 车辆管理 八、 宿舍管理 九、 资产管理 十、 办公用品管理 十一、 前台接待管理 十二、 通讯管理规定 十三、 办公事务管理规定 会议管理制度 第 3 页第 3 页 行政办公制度 一．前言 1.为规范会议管理，提高工作效率，特制定本制度。 2.本制度主要规定了公司会议的分类及其组织。 3.公司会议包括公司内部及部门、班组的会议。 4.公司会议坚持实用、精简的方针。 二．会议分类及组织 1．会议按组织类型可归纳为三类 公司会议：主要包括公司领导会议、公司周工作例会等。应分别报请总经理批准后， 由办公室组织。 系统、部门工作会：各部门科室及班组召开的工作会，由各部门、科室经领导决定 召开并负责组织。 专业会议：系全公司性的技术、业务综合会，如质量分析会，生产计划调度会，安 全工作会等。由分管领导批准，由主管业务部门组织。 2.为避免会议过多或重复，全公司正常性的会议纳入例会制，原则上要按例行规定 的时间，地点，议题、议程组织召开。 其他会议的安排。凡涉及多个部门参加的临时会议，均须于会议召开前，经所跨部 门的上一级领导的批准，报办公室安排召开，由发起部门组织主持。 3.有固定时间、地点、参与人员和议题的例会，如无改期，无需通知。其它会议在 召开前，召集单位需发布会议通知，将会议的时间、地点、参与人员、议题通知参加单 位或个人。通知参会人员在不能出席会议时，需向会议主持人请假，并安排好代参会人， 代参会人在出席会议前需了解需报告的内容并在会上进行报告，并及时向原参会人通报 会议情况； 4.凡已列入计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排新的其他会议，召集部门应 于前一天报相应领导调整会议计划，未经同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。 5.各项会议，除作必要的记录外，对于有重大决议事项的，应整理出会议纪要。会 第 4 页第 4 页 行政办公制度 议召集人必须根据会议记录，执行并监督相关人员对会议决决议的执行，进行问题跟踪 汇报，杜决对问题议而不决或决而不行的状况。 6.系统和部门内会议，由各部门负责保存会议纪录或纪要；其余跨部门会议的记录 和纪要均应抄送办公室备案。 三．注意事项 1.会议主持人和与会人员会前应作好有关准备工作，以提高会议的效率和作用。 2.对于参加人员相同、内容接近、时间适宜的几个会议，办公室可安排合并。 3.各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会的同期召开。 应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。 4.各项会议都应注意遵守公司保密制度。 四．会议室、接待室的管理 为保证会议室、洽谈室的整洁、提高工作效率，特对会议室、接待室做如下管理 规定： 1.各使用会议室、接待室者，应注重效率，按会议计划时间使用，不允许长时间无 效使用； 2.各使用完会议室、接待室者，结束之后必须完成如下程序： 座位归位； 资料收妥，茶杯等杂物清洁整理干净； 如使用白板，须将白板上的文字内容清洁干净； 将用后的仪器，整理好归还相应部门。 3.因会议室为半敞开式，会议室使用前告之前台，由前台维持会议的安静进行，禁 止无关人员影响会议。 文书管理规定 一.前言 第 5 页第 5 页 行政办公制度 1.为规范公司的文书管理，保证安全畅通高效的信息流通，特制订本规定。 2.凡公司内外交流以及公司内部交流的文件资料、声像材料、电子信息等，统称为 文书，在本规定管理范围之内。个人接收的公司文书，外出会议、参观、考察带回来的 资料都包括在内。 3.公司文书为公司所有，任何人都不得私自占有。 4.本规定规定了文书工作的处理要求和程式。 二. 文书工作 1.公司的文书工作由办公室归口管理。公司各级部门均有文书管理的责任。 2.文书工作的中心任务是及时、准确地处理往来文书，迅速、安全地组织公司文书 运转，充分发挥文书的作用。其具体任务主要有以下几项： ⑴ 来文的签收、登记、编号、送批、分办、催办工作； ⑵ 文件的传阅的组织工作； ⑶ 发文的核稿、缮印、校对、用印、封发工作； ⑷ 文件的清理、保管工作； ⑸ 文书材料的收集、分类、保管和立卷工作。 3.公司文书分为公司文书类和部门文书类两类。公司文