归档文件的整理方法概述.pptxVIP

1 2013.9. 2 ★ 培训内容提要 ☆ 整理依据 ☆ 适用范围 ☆ 主要内容 ☆ “三合一”制度 相关表格样式及填写要求 3 ☆ 整理依据 ◆ 国家档案局《关于机关文件材料归档范围 和文书档案保管期限规定》（国家档案局 第8号令） ◆ 《归档文件整理规则》（DA/T22-2000） ◆ 《湖北省归档文件整理实施细则》 （2001 年制定，2011年第一次修订） 4 ☆ 适用范围 ◆ 适用于全省各级各类机关、人民团体、 事业单位（以下简称“机关”）。 ◆ 企业可参照执行。 5 ☆ 主要内容 一、归 档 文 件 二、整 理 原 则 三、质 量 要 求 四、整 理 步 骤 6 ☆ 熟悉掌握 ◆ 相关表格样式的格式及填写要求 ◇ 归档章 ◇ 归档文件目录封面 ◇ 归档文件目录档案盒 （封面、脊背、底边） ◇ 备考表 7 ☆ “三合一”制度 归档文件按照经档案行政管理部 门或上级主管机关审核批准的《机关档 案分类方案、归档范围和保管期限表》 整理。 8 主要内容之一： 归档文件的定义 归档文件指机关在履行职能和各项管理工作中形成的应当作为文书档案保存的纸质文件材料。 必须具备四个条件： （1）本单位工作活动中直接形成 (上 级、本机关、下级、同级或不相隶属机关等)； （2）办理完毕； （3）具有保存价值； （4）纸质。 9 主要内容之二： 整理原则 ◆ 遵循形成规律（如会议材料） ◆ 保持有机联系（请示与批复） ◆ 区分保管期限 ◆ 便于保管利用 10 主要内容之三： 归档文件质量要求 1、属于归档范围的文件材料收集齐全完整。 ☆ 单份文件的正本（正文与附件）、定稿及文件处理签； ☆ 在事由上有密切联系的一组文件； ☆ 一项活动全过程形成的文件，包括起始、过程和结果。 2、文件的纸张和书写材料宜于长期保存。 3、破损的文件进行了修复。 11 ＊ 公文质量要严格把关 ◎ 公文是档案的前身，要严肃对待 ◎ 格式要规范，用纸、拟、阅文签尽量统一用A4纸 ◎ 杜绝错别字 ◎ 凡依单位名义归档文件都要用印章（包括计划、总结、 报表、大事记、合同等，领导讲话、个人撰写的调研 报告除外） ◎ 文件形成时间要以领导人签发日期为准 ◎ 办公自动化形成的拟、阅文签要加盖单位印章 12 主要内容之四： 整理步骤 7、编 目 8、装 盒 6、编 号 3、分 类 2、装 订 4、划分保管期限 1、分 件 5、排 列 13 整理步骤之一： 分 件 ◆ 正本与定稿、正文与附件 （1）一般一份文件为一件 （2） 原件（字迹模糊的）与复制件 （3） 报表、名册、图册、会议指南、 介 绍信存根、 书刊等一册（本） （4） 简报一期 （5） 会议记录一份或一本 14 ◆ 在事由上有密切联系的相关文件可一组为一件 请示与批复 转发文与被转发文 ◆ 开展专项活动形成的系列文件，可根据文件之间的 联系和数量组成一件或若干件 例：就× × 工作进行调研形成的系列文件（包括通知、各 地上报数据或基本情况、汇总表格、结论等） 15 ◆ 排 序 1、“件”内文件一般按形成时间排序，有结论（果） 的，应将结论（果）前置 ◎正本在前，定稿在后 ◎正文在前，附件在后 ◎转发文在前，被转发文在后 ◎复文（结论）在前，来文（或去文）在后 2、其他 ◎中文（汉字）在前，其它语言在后 ◎发文处理签