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邮件沟通基本常识深圳市微浦技术有限公司电子邮件礼仪 据统计，如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封，但有一半是垃圾邮件或不必要的。 “在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。 你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。? 邮件主题 12称呼与问候3邮件正文内容简介4邮件附件 3结尾署名4使用技巧 邮件主题主题是收件者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性，注意以下几点：1：一定不要空白标题，这是最失礼。2：标题要简短，不宜冗长。3：一封信尽可能只针对一个主题，不要在一封信内谈多个事情。称呼与问候俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是有好处的，即便邮件中有些地方表达欠妥，对方也能平静的看待。注意以下两点： 1：恰当地称呼收件者，拿捏尺度。 2：邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人。此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 3：如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 4：不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。 5：Email开头结尾最好要有问候语，最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。 邮件正文正文是邮件最重要的部分，注意以下几点Email正文要简明扼要，行文通顺Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。注意Email的论述语气 尊重对方，请、麻烦、谢谢之类的语句要经常出现。 Email的正文应多用1234之类的列表，将事情说明清楚 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。 一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。 Email正文要简明扼要，行文通顺 1 注意Email的论述语气 2Email的正文应多用1234之类的列表，将事情说明清楚3一次邮件中把相关信息全部说清楚4附件是邮件的一个重要组成部分，注意以下几点：1：如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。2：附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名。3：正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 。4：附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。5：如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用如果附件过大（不宜超:4MB），应分割成几个小文件分别发送 。邮件附件 结尾署名每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。签名信息不宜过多 1：电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超5行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。 2：引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如公司的宣传口号，但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。不要只用一个签名档 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。 使用技巧（1）及时回复Email 1：收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。 2：对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。 3：如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。 4：如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作 。进行针对性回复 当回邮件答复问题的