行文管理制度.pdf

行文管理制度 1 目的 为规范北京 XXX 科技有限公司 （以下简称XXX ）及下属公司的行文管 理，提高行文处理质量和效率，制定本制度。 2 适用范围 本制度适用于称 XXX 及下属公司的行文管理工作。 3 术语和定义 3.1 行文是指 XXX 与政府相关单位间传送的外部文件、 XXX 内部传送的 各类文件，但不包括管理文书与合同文件。 3.2 “对内”与“对外” “对内”指XXX 内部，包括 XXX 及下属公司之间行文； “对外”指对XXX 以 外的单位，除公司办公室外，其他部门不得对外正式行文。 4 职责范围 4.1 公司高管领导小组 4.1.1 负责审批相关行文“对内”和“对内”的发放及处理工作。 4.2 公司办公室 4.2.1 负责 XXX 的行文协调处理工作； 4.2.2 负责公司的对内、对外的相关行文及处理工作。 5 管理制度 5.1 行文分类 5.1.1 XXX 公司的行文种类主要有： 决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，变更或者撤销分 子公司不适 当的决定事项； 公告：适用于向公司内外宣布重要事项或者决定事项； 通告：适用于公布公司各有关方面应当遵守或者周知的事项； 通知：适用于传达要求下级单位须知、办理或者执行的事项，适用 于批转下级单位的行文，转发上级单位和不相隶属单位的行文； 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者反映重要情 况； 议案：适用于公司按照规定程序向对应的决策者（委员会）提请审 议事项； 决议：经会议讨论或审议通过并要求贯彻执行的事项； 报告：适用于向上级或领导汇报工作、反映情况、答复上级或领导 的询问（包括审计报告）； 请示：适用于向上级单位请求指示、批准； 批复：适用于答复下级单位的请示事项； 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项； 函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向 有关主管部门请求批准； 工作联系单：用于公司各部门之间的工作联络。 5.1.2 由公司高管批准发布的不属于上述 13 种主要行文类型的其他行 政文件等，也归入行文范畴。 5.2 行文编制的基本要求 5.2.1 行文的编号方法 完整的行文代号如下： □ □ 【201 ×】字 XXX 号 文件顺序号 年代号 文件类型 公司 说明：文件顺序编号规则：不分文件类型，以年划分，用三位阿拉 伯数字表示，从 1 开始按顺序递增。 5.2.2 XXX 及下属公司代号： 序号 北京 XXX 及下属公司名称 代号 1 北京 XXX 科技有限公司 XXX 2 管理行文类型的编号表： 序号 文件类型 文件类型代号 1