秘书学概论（第三版）第三章 秘书职能.pptxVIP

第三章 秘书职能引言本章主要介绍秘书机构的特点、名称及其设置原则，在此基础上，描述了秘书的基本职能，以及实现秘书职能的具体途径。关于实现秘书职能的具体途径只是简单概括的介绍，以期在维持基础理论完整性的同时，为“实务”课程提供铺垫。目录秘书机构及其设置1CONTENTS秘书的基本职能2秘书职能实现的途径3PART1秘书机构及其设置一、秘书机构的含义与特点秘书机构，又称秘书部门，是指在各级各类社会组织中为领导机构和领导者处理综合事务、辅助管理的综合性机构。从决策体系角度看，秘书机构居于决策与执行的转换中介位置，既是决策层和执行层的综合部，又是决策层和职能管理层的纽带。一、秘书机构的含义与特点广义的秘书机构是指处于社会组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领导、全面辅助领导机构的办公部门。如办公厅、办公室，以及它们下属的文书、秘书、信息、档案、机要、信访、保密等部门。狭义的秘书机构是指各级办公厅、办公室中专门辅助社会组织及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科、秘书股等，主要负责文书、会务、联络、接待等工作。秘书机构的特点：附属性：从所处的位置看，秘书机构具有明显的附属性特点。任何秘书机构都直接隶属于社会组织的领导机构，在领导机构下设置，处于一个特殊的位置。秘书机构的特点：综合性：从活动内容看，秘书机构具有明显的综合性特点。秘书机构的主要活动是围绕领导活动展开的，涉及面非常广。既有收集信息、提出意见和建议、提交方案的参谋性工作；也有协助控制、沟通协调的综合性工作；还有起草文件、办会办事、立卷归档等事务性工作。秘书机构的特点：辅助性：从活动性质看，秘书机构具有辅助性特点。秘书机构不同于决策机构，也不同于社会组织内其他业务性机构，既无权做出决策，也不是某方面的业务主管，其工作基本上是围绕领导班子或领导人的工作而从事一些辅助性活动。二、秘书机构设置的原则秘书机构设置要科学、合理。编制不一、机构庞大、层次繁多、关系不顺、职责不清、范围过宽等，都将直接影响机构的运转功能和效用的正常发挥。因此，秘书机构设置必须遵循规范化、科学化的原则。（一）规范化原则秘书机构必须依照有关法律法规来设置、增删和调整，编制的审定也必须依照有关程序进行，不能凭主观随意。目前，我国秘书机构的设置尚无统一的规范，因此，必须参照现有法律法规设置秘书机构。（二）科学化原则组织结构要科学职责确定要科学团队人员配备要科学三、秘书机构的组织形式（一）综理制综理制条件下的秘书机构，是以组织和领导机构运转的整体需要为原则而设立的一个统一的办公机构。这种机构，把秘书部门的办文、办会、办事等综合性职能和专业性职能结合在一起，由统一的办公厅（室）统筹安排，全面管理。这种模式由于结构较简单且权力集中，责任分明，有利于统一领导、统筹规划、综合协调，并发挥整体功能。三、秘书机构的组织形式（二）分理制分理制条件下的秘书机构，是一种职能分工型模式，是为适应现代管理日趋复杂、分工渐细而又需各部门相互协调而形成的秘书机构组织形式，这种形式能充分发挥职能部门专业管理的作用。采用职能分工型模式，将领导集团的办公需要分解成若干方面，分别交由各职能部门或有关人员办理，不仅适应了职能分工复杂的局面，也有利于秘书个体发展专业及综合才能。三、秘书机构的组织形式（二）分理制分理制秘书机构的特点在于，将秘书工作职能化整为零，各负其责，各司其职，以充分发挥各职能部门的作用。分理制主要适合于管理面较宽，或驻地相对分散，且工作联系面又广，需处理的公文又比较繁多的大中型机关组织。分理制的形式多种多样，不同类型的社会组织可视不同的情况具体考虑。四、各级各类秘书机构根据机构设置的时间长短，可以分为常设秘书机构与临时性秘书机构。常设秘书机构比较稳定，比如党政机关的秘书机构、各企事业单位的秘书机构；临时性秘书机构是为完成短期任务而设置的，任务完成后即解体，没有固定编制和人员。根据级别的不同，可以分为中央、省、市、县（区）等不同级别的秘书机构。根据类别的不同，又可分为党、政、军队、企业、事业单位、民主党派等多种类别的秘书机构。根据组织形式的不同，分为分理制和综理制的秘书机构。（一）党政机关的秘书机构中央级党政机关：党中央和国务院分别设立办公厅，成为机关的一个综合办事部门；办公厅下设局级机构，如秘书局、机要局、信访局以及机关事务管理局等；局下再设若干个处室分别负责某方面的工作。中央办公厅主任为秘书部门的负责人，国务院只设秘书长，而不设办公厅主任。（一）党政机关的秘书机构省部级党政机关：省、直辖市、自治区党政机关也设办公厅，负责机关的秘书工作。目前各省、直辖市、自治区办公厅下设处、科两层，但设置数目、规模、职位不尽相同，有的差异非常大。秘书机构负责人为办公厅主任，其上再由秘书长统辖。（一）党政机关的秘书机构省辖市、厅、局、区、县级