秘书实务（第三版）第1章 办公室事务.pptVIP

一、值班工作的种类 常设性值班 间歇性值班 临时性值班 二、秘书值班工作的主要任务 进行值班管理 负责信息沟通和通信联络 办理接待和来访 承办临时交办事项 处理突发事件 安全保卫工作 负责值班记录 值班工作制度主要有： 岗位责任制度 领导干部值班制度 请示报告制度 交接班制度 保密制度 登记、记录制度 安全防范制度 差旅服务 一、 差旅准备的内容 公务差旅准备工作可以从如下几个方面来考虑： 商务文件资料 差旅资料 财务资料 办公用品 团队资料 个人物品 相关事务 二、制作差旅计划 明确差旅目的 拟订差旅计划 安排国际差旅 秘书为上司安排旅行,要按有关规定和要求,精心选 择,设计方便、经济、合理的路线,并提前做好机(车、 船)票的预订、检查工作。 护照的种类 护照办理 护照的报失和补办 签证的作用和种类 签证的内容和期限 签证办理 边防检查 海关检查 安全检查 检疫 预订方法 1.旅行社预订，秘书借助旅行社这个中介，通过先行支付一定的手续费来预订酒店。 2.网络预订，秘书可以通过相关网站、手机APP完成预订工作。 3.电话预订，秘书通过翻阅当地旅行指南、旅行手册等方式，选择酒店,并与之联系,了解酒店的确切位置、与机场或火车站的距离以及收费标准、是否打折等信息,在征求上司的同意后适时预订。 4.目的地分公司预订，如果本组织在目的地有分公司或办事处，可以联络相关行政人员代为预订酒店。没有特殊情况，一般不找公司的客户或经销商代预订，避免给对方造成麻烦。 确认预订 旅行社的服务 如何选择旅行社 电子邮件安全管理 (一) 发送速度快 (二) 信息多样化 (三) 收发方便 (四) 成本低廉 (五) 广泛的交流对象 （一）防火墙技术 （二）数据加密技术 （三）通过立法形式，推动电子邮件网络实名制 三、电子邮件的安全管理 [思考与练习] 1.秘书管理的印章有哪些种类？怎样才能管理好印章？ 2.印章如果停用，应该如何处理？ 3.秘书值班工作有哪些主要任务？值班时如果接到投诉电话，应该如何处理？ 4.泰达集团决定组团去马来西亚考察该国商业地产运作模式，进行相关 的市场调研。集团董事长亲自带队，行程五天（包括在途时间）。假设你是公 司行政经理，请拟订集团公司马来西亚商务考察计划。 5.领导旅行回来后秘书要做的工作主要有哪些？ 6.电子邮件具有哪些特点？ 7.如何进行电子邮件安全管理？举一例说明电子邮件失密带来的危害，对此你 有什么好的建议？ 这天上午，赖总正在主持召开公司的董事会。公司有规定，开董事会时，参加人员不接电话，等散了再说。十点左右，公司的大客户刘总来电话，他对赖总的秘书唐燕说有急事要与赖总商量。面对这种情况，唐燕应该如何处理，唐燕有这么几种选择: A 刘总，对不起!我们赖总正在开会，不能接听电话； B 刘总，实在不凑巧，我们赖总正在参加董事会，估计会议要到12点钟才结束。回头我们再给您来个电话，您看这样可以吗? C 刘总，请您稍等一下，赖总刚刚散会，我马上帮您去找 找。 D 刘总请您等一下，我马上叫我们赖总来接电话!E 刘总，实在对不起，我们赖总不在公司。 问题：对于唐燕以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。 答：本题的最佳选择是C选项。 A选项主要是没有考虑到刘总的感受。刘总是公司的大客户，这样的身份就表明刘总是受到公司的尊重，既然赖总在公司，不过是开会，难道就不能抽几分钟接电话，难道你开会的事就一定比我的事重要，刘总可能越想越生气，可能导致接下来的合作不顺利，甚至一怒之下选择解约。 B选项主要是存在刘总打电话是由于事情紧急，必须与公司商量才拨打的电话的情况，可自己的一片好心非但没有人接受，还得等待这么久的时间才能收到答复，这样刘总心情肯定不好受，同样也影响以后的合作。 D选项则明显不合适，因为公司有规定，领导人开会时一般不接电话，唐燕未经赖总同意就答应对方，那不仅违反了公司规定，而且是十分草率，如果赖总不来接电话，那她又该如何答复客户。 E选项也不合适，唐燕这样回答会让对方觉得赖总是不愿意接他的电话或是在有意回避他，即使赖总真的不在公司，作为秘书肯定了解上司的行程，应该说明上司出外的具体事情和重要性，客户就能明白。这样简单的答复如果使客户出现猜疑心，那就会影响接下来的合作和对公司的信心。 C选项是比较合适的，因为唐燕用这种方式回答客户以后，她就可以去向赖总悄悄汇报，听取他的指示，如果赖总认为事情不急，不愿意去接电话，那么唐燕就可以这样回答对方:“实在对不起，这会儿不