秘书实务（第三版）第2章 办公室管理.pptxVIP

第二章 办公室管理 【内容提要】办公室管理是秘书工作的一项重要内容，是秘书辅助职能的具体体现。本章主要介绍办公环境、办公用品、办公室现金、办公物业以及办公室时间管理等办公室管理工作的内容、方法与管理技能。第二章 办公室管理第一节 办公环境管理第二节 办公用品的管理第三节 办公室现金管理第四节 办公物业管理第五节 办公室时间管理【思考与练习】【案例分析】第一节 办公环境管理一、办公环境的含义二、优化办公环境的原则三、办公室布局四、办公室的布置五、办公室的美化六、办公室的健康安全管理 一、办公环境的含义广义：指一定组织的所有成员所处的大环境；狭义：指秘书机构所处的内部环境，它包括秘书机构所处的人文环境和自然环境。人体工程学(Human Engineering）认为：人物环境是一个密切相连的系统，人在这一系统中是主体，研究办公活动的工作环境要围绕人的生理、心理特点，从视觉、听觉、呼吸、安全等方面进行考虑，使其符合工作者的身心活动要求，从而使工作者能更主动、更高效地支配设备和环境，更健康、更愉快地工作。二、优化办公环境的原则（一） 舒适 （二） 和谐（三） 合理 三、办公室布局（一）开放式布局 开放式布局，被形象地称作鸡窝型（ｄｅｎ）布局。是将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有人员按照工作程序安排在各工作单元中就位。 图2-1 开放式办公室布局示例（一）开放式布局优势：一是有利于沟通。二是有利于节省办公空间和经费。弊端：难以开展带有私密性的工作，噪声大，对于一些人来说，可能会有被监控的感觉。（二）封闭式布局 封闭式布局是一种传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门安排在各自独立的房间，组成一个个独立办公室。图2-2 封闭式办公室布局示例（二）封闭式布局优势：相对安全、安静，有利于保密；自主性工作；拥有相对独立的私人空间，有效保护个人隐私；也易于使人集中注意力，从事更为细致和专业的工作。弊端：信息难以及时有效沟通，工作协调也不够快捷灵便，工作效率受到一定影响；办公空间占用率较大，无形中增加了办公费用。（三）混合式布局 混合式布局是指在开放式布局的大办公室内，把各职能部门用组合式办公用具或其他材料分隔开来，组成若干个工作区域。（三）混合式布局兼具开放式和封闭式特点，各部门既相对集中，又在一定程度上避免相互干扰。四、办公室的布置（一）办公室物理条件管理1．空气温度:22℃～26℃。相对湿度:40％～60％。清洁度:新鲜和洁净四、办公室的布置（一）办公室物理条件管理2．光线普通办公室一般0.75m2水平面的照度标准值为300lx。要求：一是尽量利用自然光。二是办公桌上最好配置台灯并加灯罩，使亮度适中，避免灯光直射入眼。三是最好让光源来自两个方向。四是尽量避免因电脑、办公桌台面、玻璃或其他有光亮表面的物品反光刺激人的眼睛。【相关链接】 有意思的办公室?　美国一家家具工厂利用先进的灯光技术制造了虚拟加利福尼亚州海滩氛围的工作环境，工作人员可以穿着海滩短裤、T恤上班，享受新鲜空气和自然光。有趣的是，根据美国《商业周刊》报道，这家公司的生产率因此提高了15％，其中，有8位跳槽的员工在离职两星期后又返回这家工厂，原因竟是他们“无法忍受其他单位晦暗的工作环境”。 （玫雅光线：不可小觑的视觉健康要素世界文化，2003(1) ）四、办公室的布置（一）办公室物理条件管理3．色彩4．声音办公环境的噪声，白天应在55dB以下，晚间则应在45dB以下。要求：一是尽可能让办公室远离噪声源；二是采用隔音玻璃、隔音板等控制噪声；三是播放轻音乐。（二）工作空间的安排 1.办公桌的排列与摆放 办公桌的排列要求：一是按照办公室工作程序的先后顺序自前而后直线朝同一方向摆放排列；二是排列方向应考虑光线，应使光线来自左方，以便顺光书写和阅读；三是注意合理安排公关活动空间，各座位间通道宽窄要适宜，一般留足1.5m，桌与桌距离以1m以上。还应留出公共空间，如茶饮、公共阅读、休息、临时接待等公共空间。办公桌物品的摆放要求：办公桌大小适宜，用品摆放井然有序。办公桌的排列与摆放图2-4 图2-5四、办公室的布置（二）工作空间的安排2.办公椅 四、办公室的布置（二）工作空间的安排3.文件柜等办公家具五、办公室的美化办公室的绿化 办公室的装饰[知识链接]办公室绿化小常识 办公室可以养一些大些的绿叶植物，这些植物大都都绿叶繁茂，通过光合作用，吸收二氧化碳，放出氧气，使封闭式办公室内的空气变得清爽。 绿色可以缓解眼睛疲劳，对着清新怡人的植物做几个深呼吸，清香的气味还能清醒头脑，让人不再昏昏欲睡。此类植物的代表品种有菊花、吊兰、常春藤。菊花有吸收氧化氢的能力，吊兰能有效吸收甲醛，常春藤能有效吸收苯类污染物。 能杀灭病菌的植物，代表品种有丁香、玫