公文与档案分类管理.pptx

公文与档案管理;　一、公文的概念;二、公文的分类;Ⅱ 公文的格式与稿本;公文的排列型式（一）;公文的排列型式（二）;公文的排列型式（三）;二、公文的稿本;Ⅲ 公文处理;三、公文办理工作程序;二、公文整理方法; 档案管理;Ⅰ 档案的收集;Ⅱ 档案的整理;一、文书档案整理工作的内容和原则;(二)案卷的排列 文书档案案卷的排列就是根据一定的方法，确定每类内案卷的前后次序和存放位置，保持案卷之间的有机联系。 基本方法有： 1．按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列。 2．按照文件的作者、收发文机关以及文件内容所涉及的地区排列。 3．按照案卷所属的时间顺序排列。 (三)档号的编制 1．档号编制的原则 唯一性原则。合理性原则。稳定性原则。简明性原则。 2．档号编制的方法 (1)全宗号的编制(2)案卷目录号的编制(3)案卷号的编制(4)件(页)号的编制 (四)档案检索工具的编制 档案检索工具是记录和标识档案的特征及存放位置，为查找档案提供指引、依据的各种文字材料的总称。档案室常用的检索工具有案卷目录、全引目录、专题目录(卡片)、文号目录与索引、人名目录等。;1．案卷目录 ;案卷号;2．全引目录 ;案卷 号 ;Ⅲ　档案的鉴定和统计; (三)文书档案鉴定工作的方法和步骤 1．文书档案鉴定工作的方法 鉴定文书档案价值的基本方法就是直接，具体地审查档案，通常这种方法也被称为直接鉴定法。 2．文书档案鉴定工作的步骤 第一步，在文件归档时确定是否属于归档范围，剔除一部分没有保存价值的文件，由机关文书处理部门或业务部门保存一、二年后销毁。 第二步，对归档文件确定其保管期限，即确定档案的“生存期”。 第三步，到一定年限后对档案的价值进行复审。;二、档案统计工作;声像档案的管理;一、声像档案的概念和特点; 二、声像材料的收集归档; 三、声像档案的整理、鉴定和编目;照片档案卷内目录; (3)特殊规格的照片整理方法 这些照片往往规格幅面不一，无法插放在规范的照片册芯页内。因此，这些照片的整理要注意从实际出发，一般方法是： ①小于照片册芯页的照片(约8－10寸)，可采用空白芯页插放。并以每张为单元填写文字说明。 ②超大，超长的照片，可装盒或装袋平放，但是盒内或袋内要有照片的编号和文字说明。 3．照片档案的鉴定 (1)照片档案的保管期限 在同一活动中形成的照片档案与纸质载体档案，其保管期限应是一致的，因此，某些照片档案的保管期限可以参考与之有密切联系的纸质载体档案的保管期限，加以确定。 (2)照片档案价值的鉴定方法 ①照片的形成年代②照片反映的内容③照片的制成材料和技术质量 4．照片档案案卷目录的编制 ;案卷号; (二)录音录像档案的整理、编目 录音、录像档案是指用专门的器械和材料，采用录音、录像的方法，记录下声音和图像的一种特殊载体的档案。主要有：唱片档案、磁带录音档案、磁带录像档案、非磁带录像档案等。 1．录音、录像档案的整理 (1)分类：在各档案室中，录音和录像档案由于记录形式不同、规格不同，首先要分为录音档案、录像档案两类，不能混杂。 (2)编号：录音录像档案是以盘或盒为保管单位的，编号按收集归档的时间顺序结合内容分别编制案卷的流水号。 (3)文字说明：录音、录像档案在录制或制作完成后，应作必要的登记并辅以文字材料。主要是记录磁带形成单位、形成时间、内容、节目时间、盘数、技术质量、摄录人员，检查人员等。 文字材料是指反映磁带内容的文字稿、解说词等。在进行整理时可参考登记的内容，填写标签，放入录音、录像档案的盒内，以便查阅、使用。 2．录音、录像档案的编目 对整理后的录音、录像档案要分别编制目录，以利于保管和利用。;录音、录像档案目录;四、声像档案的保管和保护;五、声像档案的利用工作