IT企业的合同管理制度.docx

IT企业的合同管理制度 合同管理制度1.1 总那么1.为了加强对公司合同的标准化管理，防范经营风险，本制度涉及合同的拟定、审定、签订、履行等局部，特制定本方法。2.依据公司的业务范围，将全部经济合同分为“销售业务合同〞及“一般经济合同〞两大类。销售业务合同分为：软件、硬件、系统集成及效劳合同等，“一般经济合同〞分为选购合同及办公、行政管理购入物资或获得各种效劳签订的合同。1.2 合同的拟订1.各业务部门在经营活动中，不管是购入物资或获得效劳；还是对外供给物资或供应效劳〔除现款现货的小额零售业务外，小额业务定义为：人民币20000元以下的业务〕，各种经营业务原那么上必需采纳书面的形式签订经济合同或协议。对外供给物资或供应效劳，签订销售业务合同；购入物资的签订选购合同；办公、行政管理等购入物资或获得各种效劳的签订一般经济合同。2.经济合同应符合的有关规定。3.公司对外签订的各种销售业务合同，应尽量满足公司合同文本格式的要求，对超过公司格式合同内容的客户需求，应事先经过有关方面的审定。4.签订经济合同，一般应具有以下要素：●产品〔或工程〕名称、品种、型号、规格、等级、技术标准；数量和计量标准；包装标准；●合同履行方式、期限、地点；验收方式；●价款或酬金；结算方式；●产品的违约责任，争议解决方法；●合同当事人的单位名称、地址、联络电话、邮编、业务代表、账户、税务等信息；●合同的有效期限；●双方商定的其他事项。5.销售业务合同中收款进度确定的原那么：合同的收款进度应与合同的工程进度匹配，原那么上参照以下方式执行：●签订合同一周内，应收到不低于合同总价20%的预付款〔软件合同应不低于30%〕，公司在收到预付款后开头进场，施行合同；●合同资产已转移、工程已施行，收款不得低于合同总额的50%；●合同验收后一月内，公司收完除质保金外的全部余款。原那么上质保金不得超过合同总额的5%；●招投标的纯硬件选购合同，除应满足以上阶段付款要求外，在资产已全部转移对方后十天内应收到全部硬件选购本钱。●合同中应注明，因甲方缘由不能按期进场者，不能影响货款的支付。●特别状况需获得财务副总经理的批准。1.3 合同的审定1.合同签订前的送审。根据合同的性质、内容、合同标的实行分工审核制，有关人员在收到送审合同后，如有需修改的内容，应在三天内与业务人员沟通。●全部销售业务合同在签署前，业务人员应将合同交分管副总经理审核；办公室交部门负责人审核。●公司确定的新开发软件产品，应交技术总监审核；●全部经济合同经相关的负责人审核后，再交财务副总经理审定、盖章；●公司签订50万元以上的经济合同、对外投资等重大经济活动的有关合同或协议，除根据公司章程履行相应程序外，由财务副总负责组织CMO、CEO、法律参谋批阅。2.各级人员在审查合同时，应留意以下事项：●当事人是否具有签订和履行合同的权利力量和行为力量；●合同当事人的经营范围、经营方式、注册资金，签订的经济合同是否超越其经营范围和经营方式，托付代理手续是否完备；●合同内容是否符合法律、政策的要求，双方意思表示是否真实全都，权利义务是否公平；●格式是否标准，主要条款是否完备，内容是否详细，文字是否精确清楚。●销售业务合同的付款进度是否符合本方法规定。●销售业务合同毛利的审定：原那么上公司所签销售业务合同应有毛利，对毛利为零或亏损的合同，由各事业部总经理初审后报财务副总经理审定，并明确亏损的“消化〞渠道。凡亏损超过5万元的报CEO及财务副总经理共同审定。1.4 合同的签订1.合同签订的条件：全部的经济合同需按本方法第三条的规定，完成了审核程序。2.经济合同签章：正式签订的经济合同，必需加盖经济合同章。●经济合同专用章时公司签订经济合同时特地用法的印章，本公司签订的经济合同必需加盖经济合同章方能生效，不得以公章代替。●公司应设专人保管并建立合同专用章登记薄以备查询。●严禁在空白合同上加盖合同专用章或公司其他有效印鉴，凡在空白合同上盖章的，将严肃追究盖章者责任。3.合同文本的管理：凡经双方加盖经济合同章的买进、卖出的各种经济合同文本，实行统一管理与分类专项管理相结合的方式进展管理。●公司财务部为公司经济合同的统一管理部门。经盖章生效的经济合同原件交财务部一份，作为收款、结算的根据。财务部应设置专人负责经济合同的档案管理，履行以下职责：?妥当保管合同文本及附件、双方往来函电、受权托付书、介绍信、有关图表以及双方协商记录等原始资料；建立合同签订履行状况台帐。?每月按销售业务合同签订的份数、涉及金额、履行份数及履约金额向各事业部及财务副总经理报送“结算表〞，并将合同纠纷数、违约缘由及责任、解决状况、变更解除合