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【文件编写】文件标准化管理制度(WORD2页) 文件标准化管理制度1 目的通过对公司文件资料的有效掌握，确保工作现场用法唯一有效的文件资料，并形成统一标准的编写格式及处理程序。2 适用范围本制度适用于公司全部公务文书、文件和资料的管理。3 术语和定义3.1 公文：指公司在处理各种公务时用法的应用文书，包括：打算、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函〔电报〕、会议纪要。3.2 制度〔程序〕：指要求公司成员共同遵守的，按肯定程序办事的规程性文件。3.3 方法：指公司针对某项工作按照其所需标准制定的考核奖惩性的文件。3.4 标准：指公司对某项工作应到达的要求进展标准和商定的文件。3.5 规章制度：公司各种制度、规定、方法的泛称。3.6 记录：指公司对某项活动的各工作环节、结果进展记录，可供事后追溯该项活动完成质量的证据性文件，主要为表格形式。4 职责权限4.1 经理负责公司制度、方法、标准、方案、记录和以公司名义下发的公文的批准。4.2 管理者代表负责制度、方法、标准、方案、记录的审核。4.3 各单位负责本单位相关文件资料的编写、审核、打印、校对工作。4.4 总经办负责以公司名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档，负责对各单位文件资料管理状况进展监视检查。4.5 各单位负责以本单位名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档。5 工作程序5.1 文件资料的编写格式5.1.1 文件资料的用纸标准：公司各类文件资料的正式编印一般用A4(210mm×297mm)型纸张。图纸表格等不宜减小时，该页应按以上纸型尺寸折叠装订。张贴的公文用纸大小，依据实际需要确定。5.1.2 文件和资料章、条、款的编排规章：5.1.2.1依据文件内容的编排划分，“章〞就是一个章节，包括条和款，“条〞是章的一个局部，“款〞是章或条的一个层次。章、条均用阿拉伯数字编号。5.1.2.2“章〞应左起空两格书写，如第1章用“1〞标注，右侧空一格写该章的标题，标题一行书写不够时，可另起一行，这一行的第一个字与标题的第一个字平排书写。章与章之间应空一行编排。5.1.2.3“条〞在“章〞的编号右下加一个小圆点，再写该条在该章所处的挨次，如第4章第1－1－条，用“4.1〞表示，后空一格书写该条的标题。假如一章的各条依据需要再分为假设干下一层次的小条，其编号表示方法同上，如第4章第2条，再分3小条，那么分另表示为“4.2.1〞、“4.2.2〞、“4.2.3〞，假如“4.2.1〞再分为2个小条，那么分别表示为“4.2.1.1、4.2.1.2〞；条一般只划分到第三层次，即只以4位数字表示为限，下一层次的内容用“款〞的形式进展表达，可用英文字母编号。5.1.2.4“章条〞编号最未阿拉伯数字右下角不加小圆点，编号顶格书写，“章条〞详细内容的第一行应从左起空两格书写，其次行起均应顶格书写。5.1.3 文件资料的字体、排版、装订标准。5.1.3.1 公文类文件资料的字体、排版、装订标准:A 标题应采纳二号宋体加黑，正文采纳三号仿宋字；B 纵向行文排版时，A4型纸页边距分别为:上边距为37mm、下边距为35mm、左边距为28mm、右边距为26mm ,上下行跨为1.5倍行跨；C 横向行文排版时，A4型纸页边距分别为: 上边距为28mm、下边距为20mm、左边距为26mm、右边距为26mm ,上下行跨为1.5倍行跨；D 非国际红头公文排版按印刷的标准纸张用法，字体、行距应符合以上要求。文件资料标题一般采纳小二号黑体、正文采纳小四号宋体字。章的标题采纳小四号黑体字；记录编号应在右上角，用四号黑体字。5.1.3.2 一般文件资料(包括制度/程序、方法、标准、规程)的字体、排版、装订标准:A 封面:公司名称采纳二号黑体加黑书写,标题采纳小初宋体加黑书写,文件编号采纳三号宋体加黑书写；B 修改号:标题采纳小二宋体加黑书写,表格采纳小四宋体1.5倍行距；C 正文标题应采纳小二宋体加黑,正文应采纳小四号宋体字,页眉页脚采纳五号黑体加黑书写；D 纵向行文排版时,A4型纸页边距分别为上页边距为30mm、下页边距为24mm、左页边距为28mm、右页边距为26mm,上下行距为单倍行距,页眉为1.7mm,页脚为1.5 mm ；E 横向行文排版时,A4型纸页边距分别为上页边距为20mm、下页边距为15mm、左页边距为26mm、右页边距为26mm,上下行距为单倍行距；F 章的标题采纳小四号宋体加黑；G 页码从修改页算起；H 记录编号应在右上角,用五号黑体加黑。5.1.3.3 文件资料一般左侧死页装订，一些处于需持续改良或修订的文件资料可采纳活页装订，但应确保文件资料的完好。5.2 文件