粮食贸易业务管理办法.docx

粮食贸易业务管理办法 总则 为了规范xx有限公司（以下简称 或“公司”）贸易业务运作的管理,规范贸易业务流程和资金运作流程,有效防范和控制贸易业务风险，提高公司采购与销售过程中的运行效率和质量，促进公司经营计划的实现，根据国家有关法律、法规，结合公司实际，特制定本管理办法。 本管理办法所称采购与销售，是指按照公司制定的经营任务和目标所从事的采购与销售相关业务活动。货物采购与销售是指以书面合同方式有偿采购与销售货物及服务的行为。 本管理办法适用于xx有限公司。 公司贸易业务管理须符合国家的相关法律法规，以不损害公司利益为前提，遵循公开竞争、公平交易、公正诚信的基本原则，并遵循以下原则： 合理性原则：建立信息和业务渠道，选择恰当的贸易业务种类及时机，确定业务合作伙伴与规模； 效益性原则：根据市场规则及公司经营目标，收集市场需求与供给信息，合理配置资源，降低贸易业务成本，实现公司经营目标，提高实际效益； 安全性原则：提高并强化风险管理，防范贸易业务开展过程中可能发生的经营风险、履约风险、税务风险和债权债务风险等； 廉洁性原则：坚持廉洁奉公、公私分明的原则。 职责分工 业务部门是本管理办法的归口管理部门，主要职责为： 负责贸易业务的市场、供应商和客户开发； 负责对客户及供应商进行背景调查、建立客户及供应商信用档案、台账并进行日常维护更新； 负责业务洽谈、关注市场行情、制定粮食采购与销售方案； 负责签订采购与销售合同、提报发货申请/通知单、联系对接客户和供应商； 负责销售款项的催收等工作。 财务部门参与审核采购与销售方案，负责根据业务部门提供的资金支付呈批单及相关附件单据支付采购款项，负责配合业务部门跟进销售款项到账情况并进行收入确认负责组织开展年度存货盘点、存货财务账记录与账务处理、参与审核存货报废等工作。 储运部门是存货管理部门，负责粮食的验收入库、台账登记、日常保管、存货盘点、存货报废及执行发货/出库程序等工作。 管理程序及要求 贸易业务市场开发与采销客户管理 业务部门应积极开拓市场份额，加强现有客户维护，开发潜在目标客户，对有销售意向的客户积极跟进。 在开展贸易业务前，业务部门应当对具有合作意向的客户/供应商展开背景/资信调查，借助各种资源渠道，广泛搜集对方信息，建立信用档案。 客户/供应商的信用档案包括： 公司类客户：营业执照、资质证明、经审计的财务报表（含现金流量表）、审计报告、征信记录等材料等。 公司需要核查客户提供资信材料的真实性，并通过天眼查、全全国企业信用信息公示系统、法院网等查询是否涉诉、经营状况是否正常等。 个人客户：身份证、财产证明等。 业务部门应及时建立客户/供应商台账，登记客户/供应商基础信息（客户名称、联系方式）、业务合作模式、合同关键条款、历史合作情况、合作时间等信息，并及时更新客户/供应商信息。 实际业务合作过程中，若客户/供应商出现经营风险、很有可能逾期、逾期或其他合同违约等情况，业务部门应及时将情况报经理、董事长，采取相应的控制措施。 采购与销售管理 公司贸易业务的开展采取以销定采和囤粮销售两种模式。 采取以销定采模式的贸易业务开展程序 业务部门与客户进行对接，收到客户购买需求（包括需求量、粮食品种、品质、价格）后与供应商取得联系，洽谈采购和销售价格，制定采购与销售定价方案，包括是否进行赊销、预计利润、成交价格、客户/供应商资质情况、存在的风险及控制措施等。 采购与销售方案制定后，经部门负责人、财务部门负责人、权属单位经理审核后，报董事长审批，若涉及赊销且赊销金额≥100万，还需上报汽车公司总办会审议决策后方可执行。 权属单位业务部门根据采购与销售定价方案与供应商和客户洽谈，根据洽谈情况拟定采购合同和销售合同，合同的签订按照汽车公司《合同管理办法》相关规定执行。 公司采取以销定采的模式的，先签销售合同再签采购合同的模式，原则上，无销售合同不得签订采购合同。 采取囤粮销售模式开展贸易业务的程序 制定采购方案。业务部门收集市场信息，根据市场行情，判断采购时机，制定采购方案（包括采购的粮食品种、采购量、市场行情预测、预计售价（根据不同等级及规格）、预计利润、预计销售时间，存在的风险分析及控制措施），经部门负责人、财务部门负责人、经理审核后报专题会审议，若采购金额≥100万元的还需上报汽车公司总办会决议后方可采购。 业务部门根据采购方案与供应商洽谈，根据洽谈情况拟定并签订采购合同，合同的签订按照汽车公司《合同管理办法》相关规定执行。 制定销售方案。 线上竞拍：业务部门根据市场行情结合采购方案，判断销售时机，制定销售定价方案，经部门负责人、财务部门负责人审核后，报经理审批，若达不到预计利润，需报专题会审议，若预计发生亏损，需上报汽车公司总办会审议决定后方可挂牌竞拍。 线下销售：业务部门根据市场行情在合适的时