秘书理论与实务试题.docx

秘书理论与实务试题 答：在这４个答案中，最恰当的做法是〔４〕４〕之所以是正确答案，理由如下：董事长也是人，难免有怒不行遏的时候。在怒气消退后，自然会冷静的思索问题。这时，“您觉得这样可以寄出去吗？〞的言辞，正好提示他慎重地再做一次打算。〔１〕、〔２〕虽不值得鼓舞，但多少有些道理，〔３〕是最不明智的举动。理由如下：或许，董事长觉得连续与这位代理商往来，对公司已经毫无利益，正想借此时机与之终止交易关系；但是，也有一种可能，及董事长会转变办法，不把信件寄出。因此，在不明了董事长的想法时去奉劝他，有时反而会弄巧成拙。肯定要牢记，秘书并非决策者，只起帮助的作用。或许有人认为，〔１〕是对董事长指令的肯定忠实与服从，有何不好？但要明白，不经思索而盲目忠实和服从，不够资格当个好秘书。或许有人主见，〔２〕是为公司和董事长个人利益着想，何况秘书又是董事长的帮助者。但要知道，它逾越了秘书的权限，所以并不妥当。假如从秘书是董事长的帮助者的角度看，〔３〕是极自然的反响，但严格说来，这是对公司决策的干预，也属于越权行为。答：假如碰到这种状况，秘书挡驾的看法必需坚决，并可用以下任何一种答复来应付对方：第一，“我很愧疚，××先生只会见预先约好的来访者，请您在这张卡片上写下姓名及求见的简要内容，由我送进去好吗？〞其次，“假如我违背××先生的指示让您进去，他将会不开心。您写下您想和他谈些什么，由他打算是否接见您，比您硬闯进去好得多。〞第三，“我保证把您准备谈的事情转高××先生，过些时候您可打电话给我，我再告知您他的答复。〞第四，“××先生正在讨论一些很重要的事情，还需要一段时间。为了不铺张您的时间，请您留个条子给他。〞答：该案例说明了接待工作的重要性，说明了秘书工作的是与公共关系挺直相关的。秘书工作中有“对外联络、内部协调〞等内容，理应起着“内求团结、外求进展〞的公共关系作用。尤其是不设置独立的公关部门、没有特地公关人员的机关或单位，办公室和秘书人员应当更自觉地认识到这方面的责任，做好相应的工作。企业秘书人员应关心上司亲密和融洽与股东、职工、顾客、公众、新闻媒介乃至政府部门等内外各方面的关系，树立并维护单位和上司的良好形象，力求进步并扩大知名度和美誉度。因此，全部的来访者都必需受到热情的接待，秘书必需有礼貌地对待他们，因为他们每一个人对秘书所在单位的胜利，都起着挺直或间接的作用。从他们踏进办公室到离创办公室，秘书常常是他们第一个见到、最终一个告辞的人。因此，秘书的看法如何，是挺直影响单位的声誉，应留意以下三个方面：一是要欢送来访者并诀对方的姓名。对来访者都要热情接待，赐予照顾和帮助。二是要擅长应付不同的来访者。总的说来就是要以礼相待，热情周到，表现乐于帮助的意愿。三是要把握说话的分寸。不能未得到领导指示而自作主见。1.秘书：秘书是以全面处理信息和事务的方式挺直帮助领导者施行管理的人员。2.公务秘书：由机关单位任用或聘用，并由机关单位支付工资的秘书人员。留意，机关单位指国家机关、军队、企事业单位或社会团体。3.私人秘书：私人聘用、并由私人支付工资的秘书人员。例如律师、自由撰稿人、私人开业的医生聘用的秘书。4.秘书部门：秘书部门是为管理秘书工作和秘书人员所设立的工作机构，这个机构是秘书人员群体所在的工作部门，它处于领导机关的枢纽地5.中介性：所谓中介性指一事物的运动全过程都介于其他两种事物之间的特性：它的发生，需要其他两种事物的存在作为前提；它的成长，需要其他两种事物的延展作为条件；它的活动到处受到其它两种事物的制约。中介性是秘书活动的本质特征。6.角色：所谓角色，指一个社会成员所处的地位、所从事的职业、所担当的职务等因素的总和。7.角色行为：角色行为指一个人承受社会指派的角色后，依据社会的期盼所表现出的实际行为。8.角色标准：角色标准指社会依据需要而期盼角色应当到达的行为形式或行为标准。9.日本的公务秘书：也称政治秘书，指在国会、政党、内阁供职，具有公务员性质的秘书。10.涉外秘书：是指在我国三资企业、外国驻华机构、我国涉外单位、部门供职的秘书。是改革开放后产生的外向型、复合型秘书。他们把握一门以上外语，能操作办公自动化设备，懂经济、懂法律、把握秘书工作理论和技能，是帮助上司施行管理的特地人才。2、简要答复秘书的主要分类。1〕按经济来源和效劳对象划分，可分为Ａ．公务秘书；Ｂ．私人秘书。〔2〕从秘书工作岗位的职责划分，这是最根本、最重要的分类，分三类：Ａ政务秘书；Ｂ事务秘书；Ｃ专业秘书。〔3〕按秘书的业务等级分〔秘书的层次〕，美国分为见习秘书和正式秘书两种。英国的行政秘书定为四级：行政级，执行级，文书级和助理文书级。中国的行政秘书分为三级，以省市政府机关为例：高级：秘书长、办公厅主任。中级：文字秘书，多为秘书处长、秘书科长。初级：一般日常