有效组织商务活动案例.pdf

模 块 一 项目五 有效组织商务活动 任务一 安排和准备会见、会谈 知识目标 ◆掌握会见、会谈的会场布置的原则和方法 ； ◆掌握会见、会谈准备的内容和注意事项； 能力目标 ◆能够安排和准备（涉外）会见、会谈 天地公司是一家大型中外合资企业， 主要经营电子软件， 春天集团公司经理伍总因公司 发展需要需与天地公司经理张伟就某项软件开发的合作问题进行会见、 会谈，此次会见会谈 工作主要由秘书高山组织安排，请安排和准备会见、会谈工作。 会见与会谈首先要确定议题和明确目标，收集信息和分析双方材料，确定参加人员， 双方要协商好时间、 地点，然后要布置好座位。在会见与会谈时要注意迎送及合影，必要时 需要翻译， 同时需要记录和服务，以及记者采访管理。最后， 会谈会见结束后要整理文件并 归档，如会谈有成效需准备安排签字仪式。 一、会见与会谈的含义 会见是指双方见面会晤， 交换意见， 也叫会晤。会见因身份高低不同有不同的称呼，身 份高的会见身份低的称为接见和召见，反之则称为拜见和谒见。 会见就内容而言，可分为礼节性、政治性、事务性会见或兼而有之。礼节性会见时间较 短，话题较为广泛， 一般不涉及实质性问题； 政治性会见是国家或国际组织的领导人或特使 之间就双边关系、国际局势等重大问题交换意见， 会见时间相对较长， 气氛比较庄重； 事务 性会见则涉及比较具体的业务或技术性问题， 我国国内的会见活动以及企事业单位的涉外会 见，大多属于事务性会见。 会谈是指双方或多方以平等的身份为达成某项协议正式交换意见， 其内容既可以是重大 的政治、经济、外交、军事、文化问题，也可是具体的业务和技术性问题。会谈从内容上而 言比会见更为正式些，政治性或专业性也更强。 会见与会谈是沟通、交流、协商、消除分歧、达成共识、相互合作的重要手段。随着我 国改革开放的不断深入，各国、各地区、各部门、各单位之间的联系交流越来越多，会见与 会谈就成为了重要的沟通交流形式，具有非常重要的现实意义。 二、 会见会谈的工作程序 1、确定议题和明确目标 会见与会谈总是为了达到某种目的而进行的， 秘书应协助领导确定会见和会谈的中心议 题和准备达到的目标。会见的目标一般是为了互通情况、沟通立场、消除分歧、确定原则， 会谈的目的则比较具体， 往往是为了达成某个协议。 应当根据双方的实际情况确定会谈的具 体目标，包括最高目标和最低目标。在商务会谈中，最低目标就是价格底线。 2、收集信息和分析双方材料 秘书在会见和会谈之前， 应通过各种渠道了解对方的各种信息、 对方的意图和背景以及 人员组成、谈判底线和可能提出的条件等，帮助领导制定我方策略。 另外， 秘书还应收集和会谈议题及目标相关的各种信息， 掌握比较详尽的资料， 以便掌 握会谈的主动权。 3、确定与会人员 会谈人员的确定应根据会谈内容和会谈规格确定。会谈人员的组成，应该包括主谈人、 专业人员、翻译和秘书（兼记录员） 。如对方有高级领导出席，那么我方也应安排相应领导 出席会见会谈。 一般而言，会见人员不宜过多，主谈人员由最高领导担任。 会谈相对人数不 受限制， 但会谈因涉及的内容业务性、 政治性比较强， 故应认真考虑选择具有较高素养的人 员参加。 4、确定地点和时间 会见会谈之前， 对会见会谈的场所应作合理的安排。 如果是接见和召见，