会议接待策划活动方案.docxVIP

word可编辑 会议接待策划活动方案  会议接待策划方案  一、会议主题：“我为家乡做代言”——暨第六届国际食品安全年会GFSF 十大品牌“新地标产品”崛起评选 二、会议时间：2015 年 12 月 5 日至 2015 年 12 月 6 日  （早 9：00-晚 6：00）  三、下榻酒店：XXX 温泉度假酒店 四、会议地点：云南省昆明市经开区出口加工区顺通大道浦发路 16号云南创新生物产业孵化器 五、环境布置  （一）会场外区域布置 酒店外围环境：含本次会议主题的欢迎横幅 会议室外围环境：孵化器正门悬挂本次会议主题的欢迎横幅、从入口到会议室导示牌、会议室门口放置签到桌、会议室外设置产品展示区域  （二）会场内主要区域布置 会议桌桌摆放：课桌式摆放，水牌的摆放  会议用品:白纸、签字笔、矿泉水、纸巾等 会场氛围：主题布标、背景音乐  六、会议接待流程细节 1 1 ）  会前准备要求  1、确认出席会议的人数，参会人员的详细信息、会议名称，参与单位（包含：主办、协办、承办、指导），会议日程安排，会议的主宾身份，会议坐次顺序安排。  2、安排酒店房间、午餐、晚餐及晚宴并安排酒店提供叫早服务。  3、准备会议资料，设计制作会刊，设计制作四份评分表，由承办单位按会议要求根据参会人数印刷。准备领导发言稿以及新闻通稿。准备会后赠送用礼品（由承办方负责）。  4、根据承办单位所提供的资料，在会议室外设置产品展示区。  5、在会议室内为参会宾客提供茶歇服务（热茶、咖啡和糕点）。  6、确认会议室内各种用具和设施符合会议要求（签到台/椅、签到簿/笔、会议桌、椅子、矿泉水、纸/笔）。  7、确认会议设备就位，如：讲台、投影屏幕、LED 屏幕。调试好相关设备如：话筒、多媒体投影仪、音响、空调、灯光。  8、核对会议横幅和指示牌内容并制作和放置指定位置。  9、会议摆台标准 签到桌及文具用品  a.在大厅门口处或会议室入口处准备好签到桌、笔、纸或簿。  b.如会议要求配备信纸、便笺、黑色碳素笔等，要每人一份整齐地摆放在会议桌上。各项用品均应在会议前 30 分钟准备妥当。  10、通知孵化器物管派人清扫公用卫生间，并派专人职守。  11、会议开始前三十分钟需把会议室设备再次检查一遍，包括空调，灯，话筒，投影等。  12、准备安全应急预案 2 2 ）  会议迎候服务（会议开始前 0 30 分钟门口迎候）  1、精神饱满，微笑有礼在门口迎候客人，请宾客签到、发放资料（会议资料、评分表及会刊）、引领宾客就坐。（迎宾是否招募志愿者？还是工作人员？）  2、会议厅入口大门开启，客人集中进入时注意分流指引客人进入会场。  3 3 ）  会议服务程序  1、工作人员主动询问主办方或负责人会议厅内灯光需求、背景音乐要求、确认会议人数。  2、当客人来到会议厅时，礼貌热情地向客人问好，指引入座。  3、工作人员再次确认话筒是否开启状态（以防其他原因关闭），尤其主席台需特别关注。  4、先到达的客人入座后，提供饮用水服务。  5、服务人员时刻关注会议客人动态及需求，分辨会议客人，防止其它不相关人员对会议客人的干扰，尤其对于在走廊吸烟及大声喧哗的客人要劝阻、引导，尤其是会议主管要加强现场管理。  6、会议期间服务人员站于会议厅门口主动为进出门客人拉/关大门。  7、会议中间休息，要尽快整理会场（如：桌椅等），添补和更换各  种用品（如：水杯、矿泉水、纸、等）。  4 4 ）  会议结束服务  1、打开会议厅大门，引领客人到出口。  2、工作人员应站立门口，微笑向客人道别。  3、工作人员应主动检查一遍会场，看是否有遗留物品等，设施设备有否损坏，如有问题及时与会务组联系并做好记录。  4、找合适机会询问主办方意见或建议。  5、通知孵化器物管派人清扫会议现场、桌椅归位，撤下会议所用物品。  七、会议流程细节 12 月 4 日：  全天在酒店或云南创新生物产业孵化器报到 宾客到达酒店入住以后，拨打云南省南亚国家科技商贸促进会对接人员电话，由对接人员进行登记完成报道。或直接来到南亚促进会像工作人员进行报道。  12 月 5 日：  8：30-9：00 迎接与会宾客签到并进场就座 9：00-9：15 与会相关领导发言致辞 9：15-9：30 国际食品安全协会及协会项目介绍 9：30-10：30 与会约 20 家企业演讲并进行打分（企业及企业产品介绍）  10：30-10：45 进行茶歇休息 10：45-11：30 与会约 15 家企业演讲并进行打分 11：30 相关领导或