采购员工作技能培训课件.ppt

采购员工作技能培训; 四 采购订单处理;一、采购订单的内容; 采购订单的格式;采购订单（二）;二、订单处理的流程; （一）请购的确认;; 请购单;（二）订单准备; 订单准备过程：;1.熟悉物品项目;3.确认质量标准 采购员平常与供应商的接触较多，对于供应商实力的变化，以及前一订单的质量标准是否需要调整，采购员应随时掌握。;5.制定订单说明书 订单说明书的主要内容包括说明书（项目名称、确认的价格、确认的质量标准、确认的需求量以及是否需要扩展采购环境等方面），另附有必要的图纸、技术规范、检验标准等。; （三）确定供应商;（四）签订订单;签订采购订单的流程; 审批订单是订单操作的重要环节，一般由专职人员负责。 主要审查内容为： ; 与供应商签订订单——经过审批的订单，即可传至供应商确定并盖章签字。签订订单的方式有4种：; 执行订单——在完成订单签订之后，即转入订单的执行时期。加工型供应商要进行备料、加工、组装、调试等过程；存货型供应商只需从库房中调集相关产品及适当处理，即可送往买家。;三、小额订单的处理; 由于小额订单所涉及的物料的短缺而造成的损失与这些物料本身的价值远远不成比例，因此，需要解决小额订单的问题，并确保物料的及时供应。解决小额订单问题有许多办法。参演都涉及采购过程的简化或自动化，或是合并采购，以便减少采购周期时间（从发现需求到支付货款之间的这段时间）、削减管理费用、节省采购员的时间以将其用于金额更高的或更重要的采购事项。具体的解决方法如下表所示。;小额订单的处理方法;四、紧急订单的处理;（一）了解紧急订单的产生原因;1.错误的库存控制 由于实际库存数量与账上数量不符，领用时才发现缺料，另外，有时库存数量虽充足，但品质有瑕疵，因而无法使用。这两种情况都必须紧急请购以补充不足。;3.错失采购时机 采购员对原料的供应来源及时机未能正确掌握，也会发生紧急请购。 （1）就来源而言，未能掌握供应商状况，当其未依约交货时，???须紧急转向其他来源采购。 （2） 就时机而言，当发现来源渐趋短绌，就应紧急提高请购数量，以备不时之需。 （3）有时因为采购员与供应商议价时日耗费太久，导致购运时间不足，也会发生紧急采购。; 4.请购的延误 由于物料管制系统或人员的失误，未能及时开出请购单，致使库存已消耗殆尽，因此必须紧急请购。有时则因为请购的规格无法确认或预算不足，一再磋商或拖延，也会发生紧急请购。;（二）紧急订单的应对措施 紧急订单引发的代价通常较大，也会给供应商来负担，而这必然会直接或间接地体现在买方最后的支持价格之中，所以，对于那些并不是出于紧急需要的所谓“紧急”订单而言，可以通过进行正确的采购流程方面的教育加以解决。例如在一家公司，如果某一个部门发出了紧急订单，这个部门必须向总经理申请并得到批准。而且，即使这一申请得到了批准，紧急采购所增加的成本在确定之后也要由发出订单的部门来承担，其结果自然是紧急订单的大量减少。 另外，还应做好存货管制、生产计划，并正确掌握请购及采购时机，以避免负担产销上的额外成本。 ; 谢 谢