收发文管理制度10444.pdf

为进一步做好我公司的收发文处理工作，确保文件能够及时上 承下达，发挥承上启下的枢纽工作， 提高工作效率， 规范收发文工作， 就收发文作如下规定。 一、 收文处理程序 收文处理的程序： 收文、登记、拟签、 阅批、分流、承办、 归档。 1、收文登记。 凡是从外部送达本公司的文件，包括上级来文、公司内部来文、 其它来文（传真、信函和其它文字材料），一律由公司前台文员负责 签收，根据文件内容对其进行整理登记 （附件一）《外来文件登记表》， 并填写《文件传阅卡》（附件二）报行政部负责人拟签分流。 2 、文件拟签 行政部负责人对前台文员报送的文件提出处理意见后， 及时交呈 阅领导。 3、文件阅批 来文经行政部负责人拟签后， 承办文员应按来文的拟签意见及时 呈送领导及相关部门阅批， 阅批的文件应在 3 日内签批并退回行政部， 紧急文件应于当日批后退回。 4 、文件承办 行政部综合文员按照领导阅批指示， 及时向其他领导或有关部门 转交。文件需转交的部门在行政部《文件传阅卡》上签字后给本部门 留复印件一份，接收部门需按照领导阅示意见办理。 承办：政府机关 要求办理、 领导批示办理及其它需要办理的公文由有关部门承办。 属 部门职责范围内的事项由该部门办理。 各有关部门收到公文后按规定 期限及时办理。 涉及两个以上部门承办的公文应由主办部门与相关部 门协商办理。 需报请上级领导批准的事项， 由承办部门提出办理意见 并代拟文稿，交行政部负责人签发上报。 5、文件归档 所有文件统一归档行政部综合文员。 二、收文、传阅工作要求 1、对所有的文件、资料，行政部要责成专人负责登记和保管。要注 重收文工作的时效性，做到规范化、制度化。 2 、传递文件资料须遵循先领导后部门、先行政部后主办部门原则。 3、对领导批示急办的文件，有关部门要及时办理，并将处理结果呈 报相关领导。对于需要承办的急件， 前台文员须在收文当日完成登记、 拟签、阅批、转交承办部门的程序。 4 、文件在转递时要办理交接手续，移交人和接受人均要在各自的收 文簿上签字登记，以分清责任。 5、各部门所承办的文件、资料要妥善保管，不得丢失，年终归档。 6 、所有收文均应在行政部登记编号（详见附件三），个人不得保存 文件正本。 外出开会带回的文件， 汇报或传达工作后应及时交行政部 登记编号传阅，不得滞存。 7 、要严格执行保密规定，所有的重要文件和资料不得随意放置，不 得私自带到公共场所。 ? 三、发文处理程序 公司所发出的一切文件材料，统称发文。发文处理包括 :拟稿、 核稿、会签、签发、打印、校对、用印、登记、分发、归档等环节。 1、拟稿 就是草拟文件的初稿。 这是发文处理的第一道程序， 是关系到文 件质量的基础工作，必须十分认真细致。公司公文、日常业务和事务 性的文件由行政部综合文员负责拟稿； 各部门负责人以公司名义起草 的文件 , 一律交公司行政部综合文员按正式文件的格式填写《发文审 批卡》(祥见附件四 )，经行政部负责人审阅核稿后交公司领导审批 , 根 据文件的急缓程度统一安排打印 , 打印后的文件校对由公司行政部 负责把关 ,力求不出差错或少出差错。 文件起草要字迹清楚 ,不得涂改。 2 、核稿 即对文件草稿进行审核。由行政部负责在草稿未送主管审批之 前，依据公文的基本要求，对草稿的体式、内容等进行全面的审核。 3、签发 各职能部门需以公司名义发文时，部门负责人在《