会议服务内容及要求.docxVIP

会议服务内容及要求 1.具体内容：负责区委、区政府及会议中心等会议室（不包含部门会议室）的布置、茶水服务，会议灯光、音响、视频等设备的日常使用，及其他会议服务。 2.具体要求： 中标人配置经专业培训的会服人员，负责座椅摆放、茶水供应、会场布置、会前准备（包括灯光、视频、音响、话筒及相关设备的调试）、会议接待、会中服务、会场清洁等会议全过程服务，提供礼仪接待服务，着装整洁、统一规范、精神饱满、举止得体。 会前准备 （1）根据会议通知合理安排会议服务人员和音控人员，确保每次会议有人服务。 （2）对候会室（含会见厅）、会议室进行检查，包括会议桌、座椅、沙发、灯光、空调、门窗、开关、地面、室内植物、茶具等，看是否符合会议要求，并将检查内容做好记录。 （3）原则上提前2小时做好会场布置工作。按要求布置主席台、发言席、签到席、茶水台和会议席等；做好候会室和会场卫生，整理打扫桌面、抽屉、座椅、地面、门窗等，做到干净整洁；检查卫生间卫生，及时补足洗手液、卷纸、擦手纸、檀香等；按要求准备桌牌、茶杯、茶叶、矿泉水、干湿纸巾、纸、笔等，做到物品摆放整齐有序；按会议音控要求布置话筒，准备电子会标、背景音乐、会议音乐，并对话筒音量、LED、投影设备、灯光进行调试；准备工作结束后，请会议方对会场布置情况进行确认。若会议方自行布置会场，服务人员必须在场，主动协助，共同做好会场布置工作。会场布置好后，开窗、关门。 （4）会议服务人员应提前1小时进入会场，开门、开灯、开窗，检查会场整体效果，对会场人数、台型及要求进行最后确认，也可根据会议方要求现场改动。会议方现场布置提出合理改动要求时，服务人员要积极主动配合。同时对音箱、话筒的效果进行检查，并检查电子钟的时间精准情况；提前半小时播放背景音乐。 （5）会议服务人员会前半小时内冲茶，会前20分钟将茶叶放入杯中，会前10分钟给瓷杯加满水（8分满），并把杯子手柄调整到45度角，提前5分钟上热毛巾或湿纸巾。并根据会议需要做好参会人员的引领工作，待会议开始后在确保有1人候场的前提下其他人才能离开会场。 （6）如果需要开空调（原则上按冬天室外温度15℃以下，夏天室外温度28℃以上掌握），必须提前1小时进入会场，将空调内外机全部打开并关闭窗户。冬季空调温度设置为20℃，夏季空调温度设置为26℃，若有特殊要求，则按要求办理。 （7）如果要用候会室，会议服务人员应提前20分钟到候会室门前，以亲切的微笑、饱满的姿态站立迎候，并说“您好”或“早上（上午、下午、晚上）好”等文明用语，待领导在候会室入座后，及时送上茶水。若领导有其他要求，及时处理并做好相应的服务工作。领导离开候会室并进入会场后，立即对候会室进行整理和保洁。 （8）领导进入会场时，会场内的服务人员要注意观察，根据领导需要及时更换茶水、茶杯等。 会中服务 （1）会议服务人员进入会场要做到三轻：走路轻、动作轻、说话轻；及时做好茶水服务，会议期间每15-20分钟添加1次茶水，感受室内温度是否舒适，话筒、灯光、音响是否正常，发现问题及时报告处理，特殊情况按客人要求提供服务。 （2）续水要求：服务人员手拿水壶，侧身在前，进入两张座椅间，腰略弯曲，用小指和无名指夹起杯盖，然后用大拇指、食指、中指拿起杯把，将茶杯端起，转到客人身后续水，盖上杯盖后将茶杯放回原位置。茶水量一般控制在八分为宜。如桌面有洒落的水，应立即用纸巾擦干。服务中，动作要轻盈，不要挡住参会者的视线。注意续水时不能用护手霜。注意续水顺序，必须先给1号、2号领导续水，从中间到两边，再从前排到后排。 （3）会中要留1名服务人员在会场门口跟会，观察会议情况，提供话筒传递服务等。 （4）音控人员要时刻注意观察和监听音箱设备运行情况，并根据会议要求播放视频、PPT，调节灯光等。 （5）会中若有领导交办事项，一定要及时办理并迅速将办理情况反馈给交办领导。 （6）会中若有休息，要尽快整理会场（如：台椅、桌面等），添补和更换各种用品（如：瓷杯、茶叶、矿泉水、纸等）。 会后服务 （1）检查候会室、会议室是否有客人遗失的物品，如有遗失应立即送还客人，如未能及时送还，送交局机关办公室妥善管理；检查会议室及相关的物品是否有损失或损坏，如有缺失或损坏及时报告局机关办公室，做好记录并协助及时处理；清理租借、调用的物品，检查有无缺失或损坏，清洁后及时归还原处，并做好相应记录；清场保洁：做好可重复使用的会议用品的回收工作；清洁桌椅、地面等，将桌牌、桌椅等归位，确保候会室和会场随时可用。会议后关闭包括音响、空调、灯光、门窗等设备。 （2）严格做好保密工作，不询问、不议论、不外传会议内容和领导讲话内容；及时提醒会议方收回会议物资及资料，并对会议服务情况进行确认和评价；每次会议做好会服记录，包括领导的特殊要求、发现的问题及收集的意见建议等。 4、其他要求 （