2021年会议组织与管理.docxVIP

精品word 可编辑资料 - - - - - - - - - - - - - 导航 通过学习，你将能够： 明白和正确认知会议； 把握保证会议胜利举办的预备工作； 明白大型会议活动的组织和策划情形； 会议组织与活动治理 一、会议的正确认知 会议的现状 争论说明， 企业员工每天有一半以上的时间在开会， 而会议议题达成一样和通过认可的 却很少； 由于会议的频繁召开， 可能耽搁和影响很多方案内的工作， 为企业带来各种隐形缺失；例如， 企业中常常流传着有关会议的顺口溜， “上班没干啥， 始终忙开会， 大会接小会，神经快崩溃；上午有早会，下午有午会，下班不能走，仍要开晚会；每周开周会，每月有月 会，随时检讨会，年底是年会；” 大多数企业认为， 通过会议的效率和会后的执行效率， 可以打算企业的最终效率； 据统计，全球每天要举办数百万次会议， 例如英国每天有 4000000 小时被用于会议； 美国平均每天举办 1100 万次会议；经理们花费在会议上的时间占工作时间的 40%～ 70%；《哈佛商业评论》通过调查发觉，每个主管每天用于正式会议的时间为 3.5 小时，非正式会议的时间为 1 小时； 通常情形下，企业行政部门参与的会议较多， 部门员工不仅要出席会议、组织会议，更多的时间是策划和支配会议；作者石言曾在 2000 年第九期《中外治理》杂志中提道：“开会于中国好比是骑自行车，全球数量最多，水平却极差；”因此，企业要想提高会议的胜利 率，很大程度上取决于胜利的会前组织、筹划和支配； 会议的重要性 会议的召开特别重要， 大多数企业都是通过会议打算其基本走向， 认为召开会议的效率和执行的效率打算企业真正的效率； 而且企业 90%以上的重大决策都是在会议中制定和贯彻， 通过会议可以解决和处理问题， 但是由于会议水平有限， 导致旧问题没有解决， 又带来更多新问题，因此企业花费在开会上的时间越来越多，召开会议的频率也越来越高； 会议的定义 会议是由三个或三个以上的人集合在一起， 为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通； 第 1 页，共 7 页 - - - - - - - - - - 精品word 可编辑资料 - - - - - - - - - - - - - 随着科学技术水平的不断进展， 显现了视频会议， 例如群会议、会议、 甚至通过也可以开会； 然而视频会议相比面对面会议具有特别的要求， 视频会议需要大量的数据流、 指定的会议地点且不能够随便更换、严格的会议时间和超强技术手段的支撑； 会议的作用 会议的作用主要包括： 第一，会议能够为企业供应信息；其次，汇聚信息； 第三，解决问题，当今会议不仅在供应信息方面显现问题，更是解决现场显现的问题，通过会议形式帮忙企业解决和处理问题； 第四，企业为员工供应的训练和培训，也都是通过会议的形式传递；第五，会议仍可以为企业传达指示、政策制度和精神； 第六， 会议会为很多新上任的治理者提高威望和位置， 新领导往往通过尽可能多的召开会议，巩固其在团队成员心目中的位置和作用； 会议的影响 会议为企业带来的影响包括正面和负面影响， 会议不仅能够为企业供应信息、 解决问题，同时会议的群体决策， 能够使决策更加公正化、 客观化和集思广益； 然而企业频繁召开低效 率的会议， 仍会带来很多负面影响， 在人员、 成本、 时间精力以及效率和品质方面产生会议 的波纹效应； 所谓波纹效应， 是指两个决策层将处理不了的问题， 单独拿出召集中层开会争论， 中层解决不了又召集底层员工争论， 就这样为找出一个更好的解决方法， 导致影响范畴越来越大、所花时间越来越长，犹如水中泛起的波纹一样； 会议的频率 不同会议召开的频率不同： 固定的部门会议， 最快最频繁是一周召开一次， 最合适的是一月召开一次； 全体会议或员工大会的频率要视公司规模而定， 但一般员工大会每三个月召开一次属频繁，而半年一次比较合适；突发事情的会议要随时召开； 会议的规模 依据会议的功能不同， 会议人数有严格的限制； 制定决策的会议， 例如年底的务虚会是为打算明年销售政策、研发政策、相关制度和战略目标召开的会议，一般人数比较少， 限制在 50 人以内，由于人数越少越简单达成共识； 问题解决式的会议， 人数不应超过 10 个；培训式的会议，一般建议培训时是小班 30 个人以内成效特别好；正式报告会议，比如员工大 会进行宣扬贯彻政策时人数越多越好； 会议的结构 会议结构与事务发生的结构一样，经受事前、事中和事后三个过程； 第 2 页，共 7 页 - - - - - - - - - - 精品word 可编辑资料 - - - - - - - - - - - - - 事前 事前主要是会议的方案、筹备和支配阶段；事中 事中是会议的召开阶段