石油大学（北京）外语系学生会制度.DOCVIP

石油大学（北京）外语系学生会制度 档案文件管理制度 1 由办公室对系会成员的姓名、性别、年龄、政治面貌、联系方式等基本资料进行登记并归档，以备日常考核及年终评优。 2 由办公室将各部对各项活动做出的计划、记录、总结进行整理并备案。包括组织部门、时间、地点、出席人、主持人、发言人、议题、经费、意义等。 由办公室对学校及系里下发的有关学生工作的文件进行统一存档。 由办公室负责做好每一次会议记录并备案。 各部及系会的一切资料应分电子版与复印版两种形式交由办公室存档。 财务管理制度???? 系会的活动资金由生活部掌管，此资金为固定资金，如需支出需由系会主席团以上机构签字。各部活动经费由各部出钱再由生活部负责报销。外联部所酬资金应全额上缴生活部再由系会统一分配。 各部举行活动所用的支出一律凭正式发票（收据无效）到生活部报销。 各部的任何开支需事先做出预算并提交生活部，经生活部履行程序批准后，方可支出使用。如生活部事先不知情，一律不予报销。 发票必须有使用经费部门部长的签字，发票应及时交给生活部备案，不得拖延。自开销之日起一周有效，逾期作废。 发票的内容只能填“纸、笔”，其他无效。 各部在花销上一定要本着节省的原则，如数额过大，生活部有权质疑核查。 生活部只负责财务管理，其他各部活动的经费支出生活部不直接经手，但生活部可定期或不定期派人监督。 系会的一切开支应由生活部记帐并报办公室备