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小公司采购流程与管理制度 小公司选购流程及管理制度为了进步公司选购效率，明确岗位职责，有效降底选购本钱，满足公司对优质资源的需求，进一步标准物质选购流程，加强与各部门间的协作，特制订本制度。第1项申购程序申购的定义。申购是指某人或者某部门依据公司经营活动需要确定一种或几种物料，并按照规定格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。一、申购单提报规定。1.申购单应根据要素填写完好，清楚，由公司总经理审核批准后报选购部门。2.申购单的更改和补充应重新填写并由公司总经理签字。二、申购单接收规定。详细负责选购的部门就以下事项对申购单进展审核。1．应检查申购单的填写是否根据规定填写完好，清楚，检查申购单是否经过公司领导审批。2．接收申购单时应遵循无方案不选购，名称规格等不完好不清楚不选购，库存已超储积压的物资不选购的原那么。3．通知仓库管理人员核查申购物资是否有库存。4．对于不符合规定和撤销的申购单物资应准时通知申购部门。三、申购单分发规定。1．对于选购应根据人员分工和岗位职责进展分工处理。审批人与选购人应职责分别。2 ．对于紧急申购工程应优先处理。3 ．无法于申购部门需求日期办妥的应通知申购部门。4 ．重要工程的选购前应征求公司相关领导的建议。四、选购周期的规定。1．询好价后在本市区选购的物资及产品的选购周期不应超过 3 天。2 ．询好价后非本市区选购的物资及产品的选购周期不应超过7 天。3．选购部如未能按时完成选购任务时应向公司领导说明相关缘由。4．遇到紧急选购应汇报公司领导实行快速优先选购的策略。五、对于已签订合同的供给商，分次选购需就每次选购的数量、金额、发货时间等事项，与供给商进展书面或邮件确认。未签订合同的供给商按本制度第三章《供给商的选择及合同签订》执行。六、属于一样类型或属性近似的产品应当整理归类集中选购。对于紧急申购工程应优先处理。1.集中选购：但凡有一样类型，共同性的材料采纳集中方案选购。选购前，申购部门按方案申请。选购部门集中办理选购。2.紧急选购：紧急选购的物料总金额在 5000 元以下〔含 5000 元〕的，书面报请公司工程分管领导批准。选购的物料总金额在5000 元以上 20000元〔含 20000元〕以下的，需报请公司总经理书面批准。第 2 章供给商的选择及合同签订对第一次合作的供给商，需进展资质考核、询价、比价。询价、比价由总经理负责，并报备董事长。一、选购部门应对供给商资质进展考核，考核的方面包括但不限于以下内容：1．供给商应具备肯定的资质和实力，具有进步或完成我公司所需物资和工程的力量，产品质量符合我司需求。2．供给商财务流程健全，能供应正规的发票。3．查询供给商是否有征信不良记录，对销售给我们的商品是否在其法定营业范围内，近期是否出现重大违法事项。4．重要工程应通过肯定的方法对于目的单位的实力、资质进展验证和审查，并通过进展实地考察，理解供给商的各方面实力，以确保其能进展稳定的合作。二、初步挑选后，有针对性的就几家供给商进展询价。1.应仔细批阅申购单的品名，规格，数量，理解技术要求，遇到问题应准时与申购部门沟通。2.全部选购工程必需向生产厂家或效劳商挺直询价，原那么上不通过其代理或各种中介机构询价。3．在询价时遇到特别状况应书面报请公司领导批示。三、对询价结果进展比照、议价。1．对供给商的供给力量，交货时间及产品或效劳质量进展确认。2．对于合格供给商的价格程度进展市场分析、比对，挑选价格最低，所报价的综合条件更加突出的厂商。3．参考目的或抱负价格与各供给商进展价格及条件的进一步会谈。4．比价，议价结果经公司领导审核，并报备至董事长。第 3 项合同的签定及规定合同的签订及其规定。合同是当事人或当事双方之间设立，变更，终止民事关系的协议，依法成立的合同，受法律爱护，广义合同指全部法律部门中确定权利，义务关系的协议。一、合同正文应包含的要素1．合同名称，合同编号，签订地点。2．选购物品名称，规格，数量，单价，总价及合同总额。3.包装要求：重量，尺寸，规格，包装材料等等。4.合同总额应含税，含运达公司的总价，特别状况应说明。5．质量要求及标准。6．要求交货日期。7．付款方式。8．违约责任和解决纠纷的方法。9．双方公司信息。二、合同签订及其规定。1．如涉及到技术问题及公司机密的留意保密责任。2．质保期肯定要明确从什么时候开头并应尽量要求厂商延长产品的质保期。3．具体商定发票的供应时间及要求。4．针对不同的合同商定不同的付款方式。5 ．违约责任肯定要具体详细，要经公司法律参谋审核。6．合同审查后应由公司领导签字加盖合同公章方可生效。7．合同以传真或其它形式供应给供给商