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项目文档管理 一、 文档管理概述 (一)、基本概念 1、文档包括文件、档案和资料。 2、文件是在项目中形成、接受和保存的所有记录的信息。 3、档案是在项目中形成的有保存价值的历史记录。 4、资料是在项目中通过各种途径获得的、对项目工作有参考价值的信息材料。 5、文档管理师对文件、档案管理的统称。 (二)、文档管理分类 文档管理包括以下四类: 1、文件的收发/传阅/归档管理; 2、图纸管理:图纸是项目的重要文件，鉴于其重要性，单独立类; 3、档案管理; 4、资料管理。 (三)文档管理的基本要求 1、随项目进展及时收集、分发、整理和归类; 2、认证书写，字迹清晰，项目齐全、准确、真实，无未了事项。表格应采用统一表格，因特殊要求需增加的表格统一归类; 3、落实专门部门或岗位责任文档管理并实行分级管理，项目技术负责人负责全过程文档组织管理工作并负责审核，文档信息管理员负责文档的收集、分发、整理和归类; 4、对文档资料不应该涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等。 二、重要的项目文件资料 重要的项目资料、文件主要包括: (一)、合同; (二)、项目管理规划; (三)、设计文件、图纸及相关资料; (四)、升级的图纸和规范; (五)、供应商提供的设备图纸和数据; (六)、设备操作手册; (七)、经确认的各类文件; (八)、各类检查报告; (九)、质量保证书; (十)、计划、进度报告和会议纪要等。 三、档案管理基本内容 文档管理的基本要求包括下述内容: 1、文档管理的负责部门应制定文件收发/传阅/归档管理制度; 2、对收文、发文、传真、邮件的书面资料应及时进行登记; 3、收到的文件及时整理并在项目管理部门进行传阅，保证项目管理部门内部信息畅通; 4、对已经处理完毕的文件定期进行标注、编号和整理，并将文件书面和电子归档; 5、文档资料应分类明确清晰，归档应标明文档内容和编号，并有完 整的文件目录。 为简明、精确而有条理地办理与管理文件，有效地保证项目管理的服务质量和水平，进一步提高工作效率，特制定本文件管理制度。 四、总则 (一)、项目管理部门及监理部门的所有文件资料，归口信息综合部统一管理。信息综合部门安排专人(项目秘书)负责项目管理文件资料的收发，以及来往函件管理工作。 (二)、项目秘书监督、检查各部门(岗位)之间以及对外文件资料的正常发送，催促有关部门(岗位)办理应答复的函件。 (三)、项目文件的收发均应进行编号、登记、定期清理，并建立文件资料的收发台账。 (四)、项目文件处理要做到准确、及时，讲究实效并保证有效地运用。对特殊文件做到急事急办，一般文件不拖拉、不积压。 (五)、项目秘书必须严格保守公司的机密。一切机密文件，不得借给无关人员阅看，文件不得擅自携带外出。 (六)、项目实施工程中，文件资料的管理应符合国家及地方对建设工程档案管理的要求，项目结束时，应将全部项目文件进行清理，并按要求整理归档。 (七)、文件的借阅应办理文件借阅手续，阅后及时归还。未办理登记手续的不予借阅，文件丢失应承担相应责任。 (八)、所有收发文办理好后放置于临时文件夹7天后及时归档。 五、收文 (一)、项目管理部门内部文件，进行收文和发文两个方面的运行处理，来自公司、业主、设计单位、监理部门、施工单位、材料设备供应单位及外部其它单位的文件作收文处理。 (二)、收文处理程序，包括签收、登记、分送、拟办、承办、催办、归档等。 (三)、项目秘书负责文件的签收，按不同特征进行分类编号和登记。需要承办的文件，由项目秘书提出拟办意见，根据领导提出的批办意见，分送到相关部门去办理，文件办理完毕，由相关部门返回到信息综合部;不需要拟办的文件，可由项目秘书直接呈交或通知到有关人员。 (四)、重要文件应进行横向传阅，为避免文件遗失，有关人员阅后要在阅办单的阅签栏上签字。一般文件可由项目秘书直接办理传阅。重要文件要及时、迅速、想方设法传递给有关人员。 (五)、按批办意见需要回复的文件，有相关部门办理或项目秘书送相关部门办理。文件返回信息综合部归档时应注明“已回复”字样，所回复的文件按发文相关规定处理。 (六)、工程设计图纸及制造商的图纸资料由工程技术人员按《图纸管理办法》执行。 (七)、项目秘书应建立书面的分类收文台账，并建立所有收文台账电子文档。 (八)、应建立所有的收文台账Excel电子文档，包括序号、管理号、来文单位代码、来文日期、主体内容、份数、备注(注明来文的处理 情况或结果)、归档情况。所有的收文台账Excel电子文档在项目秘书的电脑中应处于共享状态，以便于项目管理人员及时查阅，保证文件资料的有效运用。 六、发文 发文处理程序包括拟稿、审稿、签发、盖印、登记、发出、归卷等。 (一)