外贸业务流程及流程内范本文件(全).docxVIP

外贸业务流程及流程内范本文件(全) 外贸部部门制度〔草案〕为了适应公司外贸业务的进展需要，使公司的外贸业务运作更加标准化，从而更好的掌握风险，进步运作效率，特制定本制度。本制度包括如下内容：一．一般外贸业务流程分析及留意事项二．外贸业务流程图三．外贸部重要事项汇报制度四．客户信息管理制度五．市场调研与分析制度六．外贸部合同、单证及其它重要文件管理制度七．附件〔以下附件按业务流程发生先后排序〕1．答复外商询盘函件示例 2．国内供给商询盘示例 3．出口商品业务审批表及国内供给商记录跟进表4．对外报盘示例 5．外贸销售合同示例 6．文件单证要求清单一般外贸业务流程分析及留意事项外贸业务的整体流程一般应包括以下几个局部：一．初期询/复盘二．产品及价格的分析三．报价四．外销合同的磋商及签定五．国内选购确定六．运输支配七．制单结汇八．客户的联络与稳固一、初期询/复盘本阶段主要工作为从网络及其它信息来源搜寻适宜的外商询盘，并结合实际，有挑选性的予以复盘，并对有进一步消息回复的外商进展跟进管理，直至完成业务或者确认无法合作，对于未能达成合作的，须注明缘由分析。〔详见附件《答复外商询盘函件示例》〕本阶段操作的主要留意事项如下：1、对外商的询盘应有挑选性，结合公司当时业务实际，主要应考虑产品特性，有无成熟供给商等方面。2、考虑产品特性应留意：产品的品名、规格、品质确认标准、是否易于运输、单价及市场走向等方面。同时须全方位理解国家对该类产品的政策信息，有无强迫性限制等。3、在选择之前，还应尽可能的理解外商背景，如通过外商网站等理解其进口资质、是否终端客户、公司规模、消费区域，以及其产品的当地市场行情及动向。4、在初次给外商报盘时应尽量将文件做到细致、完好，可适当协作产品图片及介绍，避开空话套话，邮件层次要清楚。5、对于外商的邮件、传真，原那么上在24小时内答复；特别状况需要延期的，应准时向外商说明及也许需要的时间。6、对于每一个发过产品的介绍的外商都应有记录，以便利进一步的跟进操作。二、产品及价格的分析本阶段为与外商经过初期的询盘及回复，在对产品达成初步共识及肯定意向之后，进一步就详情进展分析，并在国内查找适宜的供给或生产厂家，并获得厂家的价格。〔详见附件《国内供给商询盘示例》〕本阶段操作的主要留意事项如下：1、尽可能的摸清晰外商对所选购的商品的各项要求，除了产品本身属性质量外，还应包括包装方式，运输要求，交货期限，选购数量等，如有可能，还应包括外商目的价格。2、以上述数据为标准，查找适宜的供给商或生产厂家，选择以公司成熟供给商为首选，其次为上海周遍地区供给商，再次为其它港口附近地区。3、要求供给商报价要力求准确，且应要求为书面正式传真报价，并加其公司印章为准，附价格有效期，一般要求不得少于30天。 4、对可以供应样品的产品，应尽量要求供给商供应实样。5、货比三家，价比三家。三、报价本阶段为在经过国内询盘后，向外商供应产品及价格的阶段。本阶段操作的主要留意事项如下：1、业务操作人员需考虑各项本钱后汇总价格初步方案2、价格方案须经过公司财务部门审核，美金或其它外汇结算的，应充分考虑外汇浮动带来的本钱改变。3、正式报盘价格须流转经总经理或总经理受权管理者批准〔详见附件《对外报盘流转审批表》及《对外报盘示例》〕4、对于CIF及CNF等价格，要充分考虑船运费用在实际装船时可能出现的浮动。四、合同的磋商及签定本阶段为产品属性及质量等经外商确定，后就价格及合同详情与外商进展进一步磋商，以最终达成合作。本阶段操作的主要留意事项如下：1、与外商的就价格进展磋商时，假设的确需要让价的，应报总经理批准。2、合同签定应由我方起草，明确双方权利义务、产品质量鉴定、付款方式、合同履行时效、违约责任、纠纷解决等必需条款〔详见附件《外贸销售合同示例》〕。3、合同签定前须有完好的产品质量报告，书面送交外商正式确认，作为合同附件。4、合同中须明确双方各自的进、出口资质，及相应国家的进、出口政策及限制。5、任何对外合同的正式签定，均需经业务部及财务部会审后报总经理审批确定。6、其它依据详细产品特性可能涉及到的合同风险。五、国内选购确定本阶段是在获得国外客户定单的同时,且在国内已与对应供给商进展了前期的联络与接洽的根底上，就国内选购的问题与国内供给商正式签定供货合同。本阶段操作的留意事项如下：1、国内供给商的查找确定应与国外客户洽谈同步进展，原那么上先签外单，后定内单。2、国内供给合同可由厂家起草，但是产品质量鉴定及标准、交货期限及方式、运输及付款方式等我方须严格审查后报经总经理审批。〔详见《国内供给商合同示例》〕3、国内供给合同的付款条款应与对外销售合同的付款条款尽量对应，削减公司在业务中资金流转的风险与压力。4、与供给商合同可尽量签定成生产合同，合同以