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外贸部部门制度及工作流程 外贸部部门制度及工作流程〔暂行)为适应公司外贸业务的进展需要，促进外贸业务标准运作，从而更好的掌握风险，进步运作效率，特制定本制度。本制度包括如下内容：1. 一般外贸业务流程分析及留意事项2. 外贸业务流程阁3. 外贸部重要事项汇报制度4. 客户信息管理制度5. 网站，平台管理及维护制度6. 外贸部合同、发票、单证及其它重要文件管理制度7. 外贸部岗位职责8. 附件1.答复外商洵盘函件示例2.对外报盘示例3.外贸销售合同/形式发票示例4.文件及单证要求淸单5.《外贸销售提成管理制度》一般外贸业务流程分析及留意事项外贸业务的整体流程一般应包括以下几个局部:一、初期询/复盘二、报价三、外销合同的磋商及签定四、运输支配五、制单结汇六、客户的联络与稳固一、初期询/复盘本阶段主要工作为从网络及其它信息来源搜寻适宜的外商询盘，并结合实际，有挑选性的予以复盘，并对有进一步消息回复的外商进展跟进管理,直至完成业务或者确认无法合作, 对未能达成合作的，须注明缘由分析。〔详见附件《答复外商询盘函件示例》〕本阶段操作的主要留意事项如下：1、对外商的询盘真实性进展分析。2、推举产品应留意：是否符合客户需求，能否满足商品用法地的相关标准。同时须全方位理解国家对该类产品的政策信息，有无强迫性限制等。3、在报盘之前，还应尽可能的理解外商背景，如通过外商网站等理解其进口资质、是否终端客户、公司规模、消费区域，以及其产品的当地市场行情及动向。4、在初次给外商报盘时应尽量将文件做到细致、完好，可适当协作产品图片及介绍，避开空话套话，邮件层次要清楚。5、对于外商的邮件、传真，原那么上在24小时内答复；特别状况需要延期的，应准时向外商说明及也许需要的时间。6、对于每一个发过产品的介绍的外商都应在客户管理系统上准时，以便利进一步的跟进操作。7、为到达询盘数量最大化，每天各平台需更新50张以上的产品信息，外贸经理作不定期检查。8、每周一实行询盘数量统计，询盘质量分析例会，针对意向客户统计，己有客人分析，市场分析，时间为每周星期一上午九点半，时间有变另行通知。9、各业务员每星期五13:30前需供应各平台后台信息给外贸经理，由外贸经理汇总并编好周、月、季报表上报总经理。10、回复客人第一次询盘没有答复的，第三天应当重新发送一次，没有答复的询盘须做好标记，并不定期将公司新款介绍给客户；11、全部客户资源妇公司全部，外贸部不能将客人询盘资料及客户信息占为私有或泄漏给其它公司；二、报价本阶段为与外商经过初期的询盘及回复，在对产品达成初步共识及肯定意向之后，向外商供应产品及价格的阶段。本阶段操作的主要留意事项如下：1、无特别状况，业务员需考虑以C价为初步报价。2、客户等级比拟高或订单量比拟大的状况下，业务员可选择B价赐予客户优待。3、报盘价格采纳A价需经外贸经理批准。4、报盘价格低于A价需经总经理批准5、邮件答复客户需在管理软件上进展，如有特别状况不能用法系统发送邮件，需抄送外贸经理。三、合同\形式发票的磋商及签定本阶段为产品属性及质量等经外商确定，后就价格及合同详情与外商进展进一步磋商，以最终达成合作。本阶段操作的主要留意事项如下：1、合同签定应由我方起草，明确双方权利义务、产品质量鉴定、付款方式、合同履行时效、违约责任、纠纷解决等必需条款〔详见附件《外贸销售合冋示例》)。2、合同签定前须有完好的产品质量报告，书面送交外商正式确认，作为合同附件。3、合同中须明确双方各自的进、出口资质，及相应国家的进、出口政策及限制。4、任何对外合同的正式签订，均需经外贸经理审核后报总经理审批确认。5、其它依据具休产品特性可能涉及到的合同风险。6、如假设客户仅需要开具形式发票PROFORMA INVOCIE(PI)时，业务员需交由外贸经理签字盖章后才能发给客户。7、待财务部核实收到客户付款后，由财务部在PI上盖章确认及签署到账日期。PI一式两份，原件交由财务部保管，副交由外贸经理存档。四、运输支配本阶段是在外贸业务中不行或缺的环节详细包括：租船订仓、拖柜等地面运输、装船及空运等。本阶段操作的留意事项如下：1、平常要多留意搜集整理货代及船运公司信息，比拟价格及效劳。2、对外合同确定为CIF或CNF等卖方担当运输及运费的，应尽早与货代或船运公司联络，询问船期支配，并在收到国外客户正式信誉证后确定船运合同。3、在与国外客户签定合同时，应明确我方所定船运公司是否需要对方确认或是否为对方国家所成认，即是否具有向外销目的地国家运输的资质，此条亦须在与船运公司的合同中明确。如需我方联络货代，业务员必需将货代具体信息包括货代公司名称、联络人、联络电话上报外贸部经理。