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北京外国语大学电子文件归档办法及管理标准 （试行） 第一章总则 第一条为加强北京外国语大学电子文件的归档管理， 保障电子档案的安全保 管和开发利用，根据《中华人民共和国档案法》 、《电子文件归档与管理规范（国 家标准）》，特制订本办法。 第二条本办法规定需要归档的电子文件包括各立档单位在管理、 教学、科研 等活动中产生的，具有保存价值的电子文件。 第三条本办法以维护电子文件的真实性、 完整性、 有效性为原则， 保证电子 文件的安全性和可利用性。 第四条基本术语解释 （一）电子文件：以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机 系统存取，并可在通信网络上传输的文件。 （二）电子档案：利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照 有关电子文件归档管理规定处理并且已经归档的电子文件。 （三）真实性 指按规定对电子文件的内容和显示形态进行鉴定后， 确认其与形成时的原始 状况一致。 （四）完整性 指电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损。 （五）有效性 指电子文件应具备的可理解性和可被利用性， 包括信息的可识别性、 存储系 统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 （六）逻辑归档 指在计算机网络上进行， 不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案 部门移交的过程。 （七）物理归档 指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 （八）元数据 指描述电子文件数据属性的数据， 包括文件的格式、 编排结构、 硬件和软件 环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 第二章电子文件归档的管理体制和职责 第五条各单位应根据本标准，建立电子文件归档与管理工作制度和管理网 络。 第六条文件形成部门负责电子文件的形成、承办、运转、收集、登记，确保 其真实性、完整性、有效性和安全性，并定期向档案管理部门移交；档案管理部 门应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，规 定电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。 第七条为保证归档电子文件的完整、 真实和有效利用， 从电子文件产生时就 应按照制度要求，妥善管理，以确保其不散失、不损毁、不失真。 第八条归档的电子文件， 实行集中统一管理。 档案部门要确保电子文件能够 被识别。 第三章电子文件的收集 第九条收集范围： 凡是反映本单位工作活动、 具有查考利用价值的电子文件均属收集范围。 按 照电子文件的信息类型包括： （一）字处理文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等。 （二）图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。 （三）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。 （四）影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。 （五）声音文件： 指用音频设备获得并经计算机处理的文件， 归档时应注意 收集其属性标识和相关软件。 （六）多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图 像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。 （七）数据库文件： 指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相 关辅助文件。 （八）超文本文件：主要指已组织成网（ WEB）的信息文件。 （九）计算机程序