签订采购合同或下达采购订单程序(15)采购管理.docVIP

目的 规范签订采购合同或下达采购订单所需遵循的标准程序 。 本程序适用于所有生产性零部件或材料、生产用工装模具、样件、小批量试制用材料以及非生产性材料或服务的开口合同或采购订单。 要求 定义 2.1.1 直接材料（也称生产性材料）：直接进入产品的构成产品实体一部分的零部件或原材料。 2.1.2 间接材料（也称非生产性材料）：不直接进入产品构成产品实体一部分、为保证生产或办公室正常运行所需的支持性或辅助性的、在生产过程中被逐步消耗掉的物资，如劳保用品、油料、刀具、工装模具、办公用品等。 2.1.3 开口合同：用于重复性的采购。合同不规定一个准确的数量，一般每年签订一次。除数量信息外，它与正常的采购订单相同。签了开口合同之后，实际的采购量则通过“开口合同下的发货通知”来下达。 2.1.4 一次性采购订单：适用于非经常性采购的材料，如样件、小批量生产用的零件/材料、生产所需的工装等。 2.1.5 采购委员会 ：由总经理、采购副总经理、财务副总经理、工程技术部经理 （可选）、生产部经理（可选）、质量部经理、采购经理等职能部门和人员组成的一个小组。它对重要的采购（如关键零部件/原材料的采购，一定金额以上的采购，价值高的固定资产的采购等）作采购决定。 2.1.6 单一货源：因请购人或客户要求特殊的来源或品牌而指定的供应商。 采购推荐的批准 年采购金额超过10，000元的任何采购须签订采购合同。 所有生产性零件（不管金额大小）以及相关的工装在签订开口合同之前都必须经过采购委员会的批准。对于一次性购买的样件或小批试制用件 、间接材料/服务，金额大于〈10，000元〉时也需要经过采购委员会的批准。年采购金额在〈100，000〉以上的任何采购合同除需经过采购委员会之外，还需得到总经理的批准。 合同/订单金额 批准人 所有生产性零件（不管金额大小）以及相关的工装 财务总监 低于10，000元 财务总监 间接材料，一次性购买 10，000元 – 100，000元 财务总监 高于100，000元 总经理 准备合同/订单 采购推荐经采购委员会的批准后，采购员要准备好合同/订单，并作好准备与被批准的供应商签订合同或下达订单。 对于经过批准的采购申请，由采购员检查有无开口合同存在，若有，则用“开口合同下的发货通知” （见附表 104-B-1，104-B-2）通知供应商发货。 采购员取得空白的合同/订单，在“合同/订单登记表” （见附表 104-C）上登记，登记内容包括：合同/订单编号、签发日期、供应商名称、询价单号、采购员及其签字,等等。只有采购员才能用此登记表。登记时要用一定的编号规则。 合同/订单一式四联，第一联：供应商；第二联：采购；第三联：财务；第四联：物流部 。合同/订单须印有“亚新科公司”的抬头，必须预先编号。建议用无碳复写纸。 采购员要将由供应商确认过的“公司采购标准条款”包含在合同/订单中。 开口合同（见附表104-A） 对重复性的采购应签订开口合同。 开口合同应包含下列信息： 合同编号（应按一定的规则） 请购单号（若有） 询价单号（若有） 合同更改号（若有） 签订日期 供应商名称 供应商地址 供应商联系人、 、 供应商帐号、税号 付款条件 交货地点 供应商代号（若有） 合同生效日期 零件号（或产品号） 采购物品或材料/服务的详细描述，适当时,可包括品名，技术规范，参考验收标准，采用的质量体系标准的名称、编号及版本，及其它必要的说明。 计量单位 单价及币种，注明是否含增值税 标准条款及补充条款 批准人的签字 采购员也可在合同的备注部分写上一些附加说明，如时间进度要求、特殊要求等。 对所有计时计料合同，应包括“有权审计”和“不超限额”的条款。 若为分期付款，则要写清分期付款的比例、分阶段应完成的工作、预计完成日期等. 开口合同须每年检查一次。若合同双方没有异议则可续签。 有效期在一年以上的合同必须在合同的“备注”一栏中注明，并由采购经理审阅后报采购委员会批准。 一次性采购订单 对特殊的、一次性的材料、样件、生产用工装的采购，可用“一次性采购订单” （见附表104-D）。 对样件或小批量试制用件，采购员在下订单之前要确定供应商已理解了亚新科公司的要求并已得到所有的相关资料，包括图纸/技术规范等。采购员要与供应商质量及发展工程师、技术、生产等部门沟通，根据项目的总体进度，确定样件和小批量试制件采购的有关要求，包括：数量、时间进度、递交的文件等级及交货地点等。并将这些要求在订单上的备注栏明确地写出来。要求供应商在包装上特殊标明“样件或小批量试制用件” 。 合同/订单的签署 所有待签的合同/订单、采购条款以及所有的采购选点信息（可包括“货源推荐表” ）都要交采购经理审阅。若是单一货源而没有货比三家，则要将经过批准的“单一货源申请单”（