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— PAGE \* Arabic 1 — 文件控制程序— 文件控制程序—范文  1 目的  对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使  用文件为有效版本。  2 范围  适用于与质量管理体系有关的文件控制。  3 职责  3．1 总经理负责批准发布质量手册。  3．2 管理者代表负责审核质量手册。  3．3 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。  3．4 质量部负责组织对现有体系文件的定期评审。  3．5 各部门资料员负责部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。  4 程序  4．1 文件分类及保管  4．1．1 质量手册（包含了所有过程控制的程序文件），由质管部备案保存。  4．1．2 公司第二级质量管理体系文件分为两类：  a）部门工作手册，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括  管理标准（部门管理制度）；工作标准（岗位责任制和任职要求等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）；部门质量记录文件等，由各相关部门自行保存并  报质管部备案存档；  b) 其他质量文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、设计输出文件或其他标准、规范等，文件组成应适合于其特有的活动方式，由各相应的业务部门保存、使用。  4．1．3 公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策，法规文件等，由办公室保存。  4．2 文件的编号  4．2．1 质量管理体系文件的编号  a) 质量手册：  公司名称一ZS—版次，手册中各章以章节号区分。  例如：XX —ZS— oi,表示公司质量手册第1版。  b) 质量记录：主要作用部门—质量手册中的文件章节号  —记录编号  例如：ZG-5.6 —01,表示质管部在质量手册中第5.6章《管理评  审控制程序》中的第1 个质量记录文件。  c) 各部门其他质量文件：部门—文件顺序号—年号  例如：Y105—2000,表示营销部于2000年发放的第5号文件。  d) 设计、工艺文件的编号按《设计、工艺文件管理规定》执  行  4．2．2 各部门规定如下：  营销部：YX质管部：ZQ开发部：KF,生产部：SC行政部:  XZ,办公室：BG 供应部：GY人事部：RS  4．3 文件的编写、审核、批准、发放  文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的：  a) 质量手册由质管部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由质管部负责登记、发放；  b) 各部门工作手册由各部门经理组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准，质管部负责登记、发入；  应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。  4．4 文件的受控状况  文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控，再由各相应部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。  4．5 文件的更改  a) 质量手册由质管部组织更改，填写《文件更改申请》，经管理者代表审  核，上报总经理批准后更改，由质管部民放。质管部应保留文件更改内容的记录；  b) 其他文件的列改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》，经原审批部  门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料；  c) 所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。  4．6 文件的领用  a) 文件使用者应填写《文件发放、回收记录》，经相应主管部门负责人审批  方可领用。  b) 因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而  补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。  4．7 文件的保存、作废与销毁  4．7．1 文件的保存  a) 与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方；  b) 各部门文件由本部门资料员保管。质管部每季度对各部门文件保管情况进  行检查；  c) 对受控文件，各部门资料员应及时填写本部