文件编号管理规定.pdfVIP

文 件 编 号 管 理 规 定 一、目的 为了规范各部门和各管理体系文件的编号及文件的日常管理工作，使 文件在使用过程中不发生内容重复、遗留，便于文件的检索和存档，特制 定本办法。 二、适用范围 适用于君霖纺织所有文件 制度的编号。 三、术语 根据文件性质分为体系文件、技术文件、合同文件、文书文件四类。 1、体系文件指质量手册、程序文件、管理文件、管理通知、质量记录等 与质量体系有关的文件。 2 、技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术 文件和其它技术文件五大类。 3、合同文件指中标通知书、专用合同条款、通用合同条款、经合同双方 确认进入合同的其他文件。 4 、文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性的通知等其 它与质量体系无直接关联的文件。 四、职责 1、办公室负责体系文件、技术文件的编号和归口管理。 2、人力资源部负责文书文件的编号和归口管理。 3、财务部负责合同文件的编号和归口管理。 五、正文 1、文件编号规则 外来文件执行原编号。 体系文件根据体系文件编号规则进行编号，例： JLFZ-QM-1701。 技术文件根据技术文件编号规则进行编号，例： JLFZ-JS-1701 。 合同文件根据合同文件编号规则进行编号，例： JLFZ-RZ-1701 。 文书文件根据文书文件编号规则进行编号，例： JLFZ-CW-1701。 2、文件编写规范 文件分为标题→编号→目的→适用范围→术语→职责→正文→接口文件 →记录→附则等十部分（严格执行以上编写顺序） ，可依据文件性质进行 适当删减。 体系文件编写规范（见附件一） 技术文件根据技术文件编写规范进行编写。 合同文件根据合同文件编写规范进行编写。 文书文件编写规范 红头文件编写规范（见附件二） 报告 / 请示编写规范（见附件三） 会议纪要编写规范（见附件四） 一般性通知编写规范（见附件五） 通报编写规范（见附件六） 六、附则 本办法从 2017 年 4 月 10 日开始执行。 本办法的解释权归办公室。 附件一：体系文件编写规范 文件标题 页边距：上、下、左、右 （文件编号） 黑体、二号、加粗、 1、目的 楷体 _GB2312、Arial 、小四、加粗、 文书 黑体、 Arial 、小四、加粗、 文书 楷体 _GB2312、Arial 、小四、首行缩 2、适用范围 楷体 _GB2312、Arial 、小四、 文书 文书 3、术语 文书 文书 4、职责 附件二：红头文件编写规范 代码 份号 XXXXX有限公司文件 【××××】×××号 文件标题 黑体、二号、加粗、 发文对象： 文书