档案整理方法和步骤.pdfVIP

科技档案的整理方法与步骤 科技档案的整理要经过分类、组合、案卷和卷内文件材料排列、编号、编制卷内目录和备考表、 装订装盒、编制案卷封面和脊背、编制案卷目录、入库上架等九个步骤。 第一步 分类 科技档案一般有产品、科研、基建、设备四大类，我们旗各单位的科技档案主要有基建、设备两 大类，各单位先把科技文件材料按基建、设备两大类分开，然后在每个大类里将科技文件材料按项目 归类。 基建档案：一般先按工程性质或用途分类，之下按具体项目分类。如果项目不是很多的单位，可 直接按具体项目分类。 设备档案：一般先按设备性质或用途分类，之下按设备型号分类。如果设备不是很多的单位，可 分到设备性质，不必再分下去。 特别提示： 一个科技项目的文件材料具有成套性，其他项目的文件材料不能混入。 科技项目的前期文件材料不能归入文书档案中，应归入所针对的项目科技文件材料中。 第二步 组合 1、基建档案按形成阶段和内容分别组卷。基建档案一般有依据性文件（可行性研究、立项）、 基础性文件（勘探、测绘、征迁工作、招投标）、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、 评奖创优文件和使用、维修、改建、扩建文件等不同阶段形成的文件。 基建文件材料数量多，规格杂，组卷时可考虑在同一阶段内同一种格式的材料组卷，如竣工图组 一卷或若干卷。若项目较小，材料不是很多，则可几个阶段的材料组成一卷，应视情况灵活掌握。 组卷顺序：依据文件（可行性研究、立项、审批）→基础性文件（勘探、测绘、征迁工作、招投 标）→设计文件→施工文件→监理文件→竣工验收文件→评奖创优文件→使用、维修、改建、扩建。 2、设备档案按形成阶段和文件内容分别组卷。设备档案一般有立项审批、购置合同、开箱验收 （合格证、说明书、随机图纸、质保书等）、安装调试、使用维护、更新改造等阶段和内容。组卷时 按文件形成阶段、文件内容，结合数量多少确定组合。小型设备材料少的，可将文字材料和随机文件 材料组成一卷。这也应视情况灵活掌握。 组卷顺序：市场调研→立项审批→购置合同→商务洽谈→开箱验收（合格证书、说明书、随机图 纸、质保书等）→安装调试→验收→使用维护→更新改造。 第三步 案卷和卷内文件材料排列 1、基建类案卷按项目依据性材料、 基础性材料、 工程设计 （含初步设计、技术设计、施工设计） 、 工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。 1 2、设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验（自制设备的设计、制造、验收）、设备安 装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。 3、卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。 4、文字材料和图纸组在一卷的，应文字材料在前，图样材料在后。 5、有译文的外文材料译文在前，原文在后。 6、有编号的图纸按图纸编号排列。 第四步 编号 编号有两种方式： 1、装订成卷的，案卷内科技文件材料要逐页编页号，位置正面在右下角，背面有文字的在左下 角。图样页号编写在标题栏内。卷内目录、卷内备考表不编写页号。 成套图样或印刷成册的科技文件材料， 自成一卷的，原目录可代替卷内目录， 不必重新编写页号。 与其他科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录， 不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。 2、不装订的，案卷内应在每份科技文件材料的右上角加盖档号章。档号章有档号、序号两个栏 目。 序号：卷内科技文件材料的顺序。 档号：填写全宗号、分类号（项目代号或目录号）、案卷号。一般各单位的科技档案不向档案馆 移交，档号可直接填写分类号和案卷号，如设备档案档号为： S．1．2 －3 （一级类目代号可采用英文 字母如基建用“ J ”表示、设备用“ S”表示，二级以下用阿拉伯数字表示，类与类间用间隔号“．”， 类与案卷号间用“—”。） 第五步 编制卷内目录、备考表 卷内目录放在卷内文件之前，栏目有序号、文件号、责任者、文件材料题名、日期、页号、 备注。 备考表放在卷内文件