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采购管理制度及报销细则 为了提高公司采购效率、 明确岗位职责、 有效降低采购成本， 满足公司对 优质资源的需求， 进一步规范物资采购流程， 加强与各部门间的配合， 特制订 本制度。 一、采购权限划分 1、请购部门： 工程项目部，办公室及其他有关部门。 2、范围： （1）与工程施工有关的对外采购的材料、 辅料、 机械设备及设备配件等。 （2 ）对外采购使用的办公用品、工具。 3、权责： （1）需求部门：负责材料、设备及配件、工具、办公用品等申请及验收。 （2 ）采购：负责采购作业执行及物料采购费用的报销。 （3 ）库房：负责数量点收及货品验收合格后办理入库手续。 （4 ）财务部：负责费用报销、原始凭证的审核和付款。 （5 ）项目总负责人： 负责制定物料采购计划及大宗物料采购供应商联系。 （6 ）总经理：负责对物料采购计划、大宗采购供应商及费用报销批准。 二、采购流程： 1、办公用品、工具采购： 由需求部门将采购计划报办公室主任或总经理 知晓后，指定专人采购。 2、工程采购计划： （1）项目总负责人参酌工程进度和库存情况， 提前 1～2 周指定采购计划， 并注明材料的品名、规格、数量、工程技术要求、需求日期及注意事项。 （2）采购人员根据项目总负责人下达的采购物料计划，并根据工程进度 第 1 页 共 4 页 和需要，与施工单位、工程部经理、项目总负责人协商确定实际采购数量，并 将采购单报总经理知晓。 3、询价比价议价： （1）询价前必须审阅采购单的品名、规格、数量，了解材料及设备的工 程技术要求，遇到问题应及时的与项目总负责人沟通； （2 ）属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中采购； （3 ）寻找 3 家以上供应商进行询价，对厂商的供应能力，交货时间及产 品或服务质量进行确认； （4 ）在满足需求、保证质量的前提下，选择合适的供应商，进行谈判议 价，最终确定成交价格。 4、采购价审批： （1）零星采购： 采购员将市场成交价格报项目总负责人或总经理知晓， 经批准后执行。 （2）大宗采购： 采购员或项目总负责人将商定合同价报总经理知晓，经 批准后执行。 5、采购执行： 由采购员制定采购合同，总经理或委托代理人在合同上签 字确认。 合同制定完毕后， 采购人员应及时追踪合同执行情况， 督促供应商及 时发货，确保货物能够按时到达。 6、交货验收 ：货物到达仓库后，由采购员向检验人员请验。 7、使用追踪 ：货物在使用过程中，工程技术人员进一步追踪，确认使用 中的异常现象。 三、仓库管理： 1、材料入库： （1）质量检验：公司所有工程材料设备，须查验质量检验报告、合格证、 工程技术要求； 第 2 页 共 4 页 （2 ）对单验收：采购物资抵库后，库管员要按照已核准的 “采购单 ”和 “送 货单 ”，仔细核对物资的品名、规格、型号、数量及外包装是否完好无损； （3 ）入库手续：所有材料必须在每次验收合格后由库管开具入库单，入 库单由库管员、采购员、项目总负责人签字，入库单一式三联，存根联由库管 留存，记帐联由经手人或专人连同发票送交财务，一联由报销人留存； （4 ）差异及破损的处理：如发现单货不符、外包装破损或其他质量问题， 要及时向上级反映，同时通知采购部门和厂家代表（如有），共同现场鉴定； （5 ）仓库保管帐：每日业务终了，库管员必须将当日入库单登记仓库保 管帐，入库时号码必须按顺序排列，并填写入库号码单备查。 2、材料出库： （1）办理出库时要认真审核 “