文书立卷的方法与步骤.docVIP

PAGE PAGE 3 文书立卷的方法与步骤 一、分类：就是在文件收集齐全的基础上，将文件按一定的属性，逐项分开的过程。分类有四个环节：分年度、分机构、分问题、分期限。 1.分年度：就是将文件按其形成或针对的年度分开。 ⑴一般文件归入文件形成年度。 ⑵跨年度的请示与批复，归入批复年度，没有批复的，归入请示年度。 ⑶跨年度的规划、计划、预算一般归入文件内容针对的第一个年度。 ⑷跨年度的总结、决算归入文件内容针对的最后一个年度。 ⑸跨年度的会议文件，一般归入开幕的年度。 ⑹跨年度的非诉讼案件材料，归入结案的年度。 ⑺法规性文件，归入公布或批准的年度。 ⑻回顾性、纪念性文件，归入成稿或发表年度。 ⑼教学文件归入相应年度。 2.分机构：就是按其形成或承办部门分类，首先分开级别，然后再在每一级别中，按不同部门分开，本机关的文件，还要按内部组织机构分开。需要注意的是上级对本机关的批复，本机关对下级机关的批复应分在一起，放入本机关文件内。 3.分问题：就是将文件按其内容所反映的问题或事物分类。分问题时，应按学校制定的分类方案进行。 4.分期限：就是将文件按照规定的不同保管期限分开。文书档案的保管期限定为：永久、长期、短期三种，长期16-50年，短期15年以下。 分期限应按学校制定的保管期限表进行。 二、立卷组合 1.立卷组合的基本要求：立卷组合一般应以问题为主，按照文件类型组合，适当分级，