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文件编写培训 第一页，编辑于星期一：十九点 十一分。 * 课程 目的 按标准格式编写公司程序文件，并按公司规定进行文件的的制、修订及发行流程 了掌握程序文件的编写和技能； 1 2 第二页，编辑于星期一：十九点 十一分。 Contents 目录 01 02 03 概述 文件编写的要求 文件编写出现的问题 第三页，编辑于星期一：十九点 十一分。 01 02 Contents 课前小问题 如果你是一名新员工，上班第一天就要你开始工作，你能够做到吗 如果你是一位公园中负责草坪管理的员工，如果发现草坪经常被人践踏而造成了破坏，你会如何处理？ 第四页，编辑于星期一：十九点 十一分。 01 概述 第五页，编辑于星期一：十九点 十一分。 PART ONE PART TWO 传达管理者的意志，没有文件就不能统一意志或统一行动 规定活动最优化的方法，没有文件就会影响作业的一致性或效率 PART THREE PART FOUR 确定正确的标准，没有文件就不能提供客观证据和评价依据 提供培训规范信息沟通 1.文件的重要性 第六页，编辑于星期一：十九点 十一分。 2.文件的性质 法规性 文件是内部法规，管理者应带头遵守，常问“文件是怎么要求的？”以提升下属按文件执行作业 动态性 随着变化，文件内容不适应的部分应当及时更改，许多部门未及时修改，使“法规性”大打折扣 添加文本 添加文本 添加文本 第七页，编辑于星期一：十九点 十一分。 3.文件的分类 内部文件 成文信息 。 外部文件：政府、顾客、相关方等 管理类：手册、程序文件、技术类文件 证据记录类文件 第八页，编辑于星期一：十九点 十一分。 4.文件的要求 标题数字等都可以通过点击和重新输入进行更改，顶部“开始”面板中可以对字体、字号、颜色、行距等进行修改。标题数字等都可以通过点击和重新输入进行更改，顶部“开始”面板中可以对字体、字号、颜色、行距等进行修改。标题数字等都可以通过点击和重新输入进行更改，顶部“开始”面板中可以对字体、字号、颜色、行距等进行修改。 文件的要求 文字越简越好，简明、清楚、可操作。按照既定的规则书写文件。 职责—明确负责做什么即可。 适用范围—行政范围、地理范围。适用于所辖区域和部门。 程序文件—管理流程中的事项要面面俱到，有其他文件支撑时可引出文件。 手册—依托程序文件；没有程序文件的部分文字描述要详细些。 表达方式按如下顺序：图示—表式—文字。 程序内容按5W1H描述。即WHAT(干什么)、WHY(何故)、WHO(何人)、WHEN(何时)、WHERE(何处)、HOW(如何控制)。 作业文件—按作业流程中的事项面面俱到，要详细、具体。重点是描述干什么、怎么干、干到什么程度或要求，遇到问题时怎么办，留下什么记录等。 记录—依照文件要求设计的表式，使用时记载信息。 第九页，编辑于星期一：十九点 十一分。 5.文件控制 文件控制 文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的； 防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。 确保外来文件得到识别，并控制其分发； 确保文件保持清晰、易于识别； 确保在使用处可获得适用文件的有关版本； 确保文件的更改和现行修订状态得到识别； 必要时对文件进行评审与更新，并再次批准； 第十页，编辑于星期一：十九点 十一分。 02 文件编写的要求 第十一页，编辑于星期一：十九点 十一分。 文件拟稿人基本要求 第十二页，编辑于星期一：十九点 十一分。 封面含制定、审批、品准、版本、修订履历等 1.文件封面 第十三页，编辑于星期一：十九点 十一分。 文件架构 2.文件正文 第十四页，编辑于星期一：十九点 十一分。 3.文件编写原则 目的和适用范围（WHY）:活动涉及哪些部门的哪方面工作 职责（WHO）：实施部门、实施人员的责任和权限 规定做什么（WHAT） 由谁做（WHO） 何时做（WHEN） 在何地做（WHERE） 如何做（HOW） 第十五页，编辑于星期一：十九点 十一分。 4.文件编写内容 1.目的: 叙述编写此文件之意图、功能用途及希望达到的目标 第十六页，编辑于星期一：十九点 十一分。 4.文件编写内容 2.范围： 叙述编写此文件之适用于组织内特定人、物、事、地 第十七页，编辑于星期一：十九点 十一分。 4.文件编写内容 3.定义： 说明此文件中特殊或专用的名词、词汇、专业 术语的含义 第十八页，编辑于星期一：十九点 十一分。 3.文件编写内容 4.权责： 叙述涉及此文件相关部门、人员的权利与责任 第十九页，编辑于星期一：十九点 十一分。 4.文件编写内容 5.工作程序： 叙述特定人员在何种时机或状况，以何种方式执行某种特定工作、管理规定及流程步