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项目档案资料管理制度
项目档案资料管理制度
第一条: 项目文件的形成和积累项目文件产生于项目建设全过程。 其形成、 积累
和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、 工作标准或岗位责任
制。并有相应的检查、控制及考核措施。
第二条、项目建设各阶段文件的收集及其责任
1、项目准备阶段
建设单位各机构负责收集、 积累和整理项目前期文件以及设备, 工艺和涉外
文件:勘查、设计单位负责收集、积累勘查、设计文件,并按规定向建设单位档
案部门提交有关设计基础资料和设计文件。
2、项目施工阶段
项目实行总承包的。由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、
整理,并提交总承包单位汇总 ;由建设单位分别向几个单位发包的。由各承保单
位负责收集、积累其承包项目的全部文件 ;项目监理单位负责收集,积累项目监
理文件。建设单位委托的项目监理单位负责监督、 检查项目建设中文件收集、 积
累和完整、准确、系统情况、审核,签认竣工文件。并向建设单位提交有关专项
报告、验证材料及其他监理文件。
3、项目试运行阶段
试运行单位负责收集、 积累在生产技术准备试运行中形成的文件: 项目器材
供应、财务管理单位或部门应负责收集、 积累所承担项目的器材供应和财务管理
中形成的文件。
第三条、收集范围
1、反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件,
应收集齐全,规入建设项目档案。
2、项目文件归档范围和保管期限见附表 1
第四条、收集时间
各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集: 引进技术、设
备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、 归档、再行译校、 复印和
分发使用。
第五条、项目文件质量要求
项目档案资料管理制度
1、字迹清楚,图样清晰。图表整洁、签字手续完备。
2、需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书材料 (红色墨水、纯蓝墨水、圆
珠笔、复写纸、铅笔等 )书写、绘制。
3、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设计
标定质量的要求。
4、录音、录像文件应保证载体的有效性。
5、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
项目文件的整理与归档标准
第一条、项目文件的整理
1、建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定,并按档案
管理的要求,由文件形成单位进行整理。
2、建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、
竣工试运行文件及验收文件, 应根据文件的性质、 内容分别按年度、 项目的单项
或单位工程整理
3、勘查、设计单位形成的基础材料和项目设计文件,应按项目或专业整理。
4、施工技术文件应按单项工程的专业,阶段整理 ;检查验收记录、质量评定及
监理文件按单位工程整理。
5、设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理 ;现场使用的译
文及安装调试形成的非标准图、 竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件,
工程事故处理文件由施工单位整理。
第二条、项目文件的组卷
1、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系 ;
分类科学,组卷合理 ;法律性文件手续齐
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