合同原件存档管理规定1.docVIP

合同原件存档管理规定1 合同原件存档管理暂行规定 为规范合同文本原件的管理工作，确保合同档案的完整、安全和有效利用，特制定本管 理规定。 一、本规定所指的合同原件指由总部档案室归口管理的各类合同的原件。 总部档案室归口管理的合同包括:销售合同、采购合同、其它合同或协议等。 二、合同原件管理办法 1、合同编号 1.1、总部档案室归档的合同统一由档案管理员编号归档。 1.2、合同编号原则: 合同编号总长度为11位:第1,2位表示公司代码统一为KL;第3,4位表 示合同的种类性质(具体分类见公司下发的《合同管理制度》，销售类合同以“XS” 表示，第5,8位表示制合同的年份、月份，比如2012年2月20日签订的合同， 用“1202”表示;第9,11位为合同的流水号，例: 2012年2月20日签订的《采 购合同》编号:KL-CG-1202005。 2、合同台帐 2.1、档案管理员应建立合同原件存档管理台帐，在每次接收到合同原件后应及时 在台账中进行录入，以有效进行合同文档的查询、利用工作。 3、合同移交流程 3.1、采购合同 由采购部门办理合同评审手续，将需审批的的合同文本报总经办主任审批，总 经办主任审批盖章后，交档案管理员，档案管理员按规定编制合同编号后，留 二份合同原件存档，其它三份移交给采购部门经办人，经办人分发供应商、财 务各一份、部门自留一份。 3.2、销