文件、记录控制程序.docVIP

文件控制程序 代号: 版本： 共6页 编制 批准 日期 1目的和适用范围 对文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效版本。防止误用失效或作废的文件。 适用于公司环境/职业健康安全管理体系文件的控制。 2 职责 2.1后勤服务管理部负责管理体系文件控制的归口管理。 2.2综合管理部负责公司行政（红头）文件和外来文件的管理。 2.3各部门负责本单位文件的编制、使用、保管和控制。 3 工作程序 3.1文件分类 3.1.1按文件性质分类 a)形成文件的管理方针和管理目标； b)管理手册； c)形成文件的程序； d)公司为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件（如作业指导书、操作规程、图样、技术文件等)； e)记录； f)外来文件（包括法律法规、标准等)。 3.1.2按文件载体分类： a)纸张性文件； b)非纸张性文件。 3.2文件的编号 3.2.管理手册编号 管理手册###有限公司###集团发布年代号 管理手册 ###有限公司 ###集团 发布年代号 3.2.2程序文件编号 程序文件顺序号管理体系程序文件 程序文件顺序号 管理体系程序文件 ####集团 ###有限公司 3.2.3三层次文件编号，本程序不作统一规定。 注：如原文件或记录已有编号，仍使用原编号，不在另行编号。 3.2.4外来文件编号按发布日期或执行日期为标识。 3.2.5记录的编号按“记录控制程序”执行。 3.3文件的编写和审批 3.3.1管理手册由后勤服务管理部组织编写，经管理者代表审核，总经理批准后发布实施。 3.3.2程序文件由相关部门编写，部门领导审核，公司领导批准。 3.3.3其他文件分别由相关部门编制，部门领导审批，需要时报公司管领导批准。 3.4文件的发放 3.4.1后勤服务管理部根据体系有效运行的需要，对管理体系文件进行发放，做好“文件发放收回记录”，各单位在接收到文件或资料时，要做好“收文登记表”，签字领用。 3.4.2公司范围内发放的文件为“受控”文件，加盖“受控”印章，注明分发号。向相关方提供的文件为“非受控”文件，不盖印章。 3.4.3使用体系文件的部门和人员，必须做到确保文件清晰、易于识别，不准勾划，不准涂改，当文件严重破损影响使用或丢失，应到后勤服务管理部办理更换手续。 3.4.4提供给认证机构的文件，按内部受控文件管理。 3.5文件的评审 3.5.1每年由后勤服务管理部组织使用部门，对现有体系文件的适宜性、充分性和有效性进行评审，必要时进行修订，并再次获得批准。 3.5.2 当出现下列情况之一，应适时对文件的充分性和适宜性进行评审。 a）组织机构、职责发生变更； b）内/外部审核和管理评审对体系提出的必要改进的要求； c）重要环境因素/不可接受的风险发生重大变化； d）作为文件制定依据的外来文件（政策、法规、政府或上级要求）发生变化； e）采用新工艺、新材料、新的管理方式时； f）测量过程或结果要求发生重大变化时； g）其他原因。 3.5.3后勤服务管理部做好文件评审记录。 3.6文件的修改 3.6.1“管理手册”、“程序文件”的修改，由后勤服务管理部组织评审，评审结果需要修订时，填写“文件更改修订记录”，按原渠道批准后实施。 3.6.2其他文件的修改，由相应主管部门评审并填写“文件更改修订记录”，经原审批领导审批后执行。 3.6.3文件修改状态从“0”开始；文件修改的方式（如换版、换页、局部划改等)需在“文件更改修订记录”中注明。 3.7文件的保存及销毁 3.7.1与相关体系文件，应分类存放在干燥、通风、安全的地方。 3.7.2管理手册、程序文件原稿及其“文件分发收回记录”由后勤服务管理部统一保存。各部门设专人负责保存相关的文件，建立“文件清单”以方便存取和查阅。 3.7.3作废的文件按原文件发放渠道回收、处理。需留作参考时，使用单位应在发文登记表备注栏注明“参考”，并在文件封面或首页另盖“参考”印章，以防误用。 3.7.4作废/失效文件销毁时，由文件归口管理部门统一处置。 3.7.5有明确实施期限的管理体系文件，自超过执行期日起，自动作废，不再回收。 3.7.6需归档保存