公司档案管理制度.docxVIP

公司档案管理制度 总 则 档案作为经营管理的重要凭证与依据，是不可或缺的重要信息资源，为加强xx有限公司（以下简称“公司”）档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案工作规范》及《xx集团有限公司档案管理制度》相关规定，结合公司实际，特制定本制度。 本制度所指档案是公司在筹建、经营、管理及服务过程中形成的、具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录。 档案管理的目标是实现公司档案规范化、制度化、现代化管理，做好公司档案提供利用工作。 本制度适用于公司档案管理工作。 档案管理机构与职责 公司档案工作实行统一领导、分级管理、资源共享的管理模式。建立以综合管理部为核心，各部门兼职档案人员为基础的档案管理工作体系。按照档案工作“谁主管，谁负责”的分级管理原则，各部门实行部门归档责任制。 综合管理部是档案管理的归口管理部门，其工作职责如下： （一）按照国家和集团有关档案工作的规范标准和规定，组织制定和实施档案工作发展规划； （二）负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用工作； （三）负责监督、指导、协助各部门工作文件的形成、积累、整理及归档工作； （四）完善公司档案积累的软硬件环境； （五）负责开发档案信息资源。编制档案检索工具，利用计算机管理档案资料信息，加强档案检索系统建设，并采用科学手段，实现档案管理现代化，为公司的可持续发展提供有效服务； （六）编制档案安全管理应急预案并组织演练，确保纸质档案的实体安全和电子档案的信息安全。 公司各部门负责人须对本部门的归档文件负责；指定专人为本部门兼职档案员负责本部门档案积累工作；督促各经办人及时积累相关材料并整理归档，确保档案真实、完整、准确、有效。 各部门兼职档案员须规范收集积累本部门产生的文件材料。主要职责如下： （一）收集公司在经营、管理和服务过程中直接形成的与本部门业务活动相关的文件材料。 （二）将反映公司基本职能活动、具有查考利用价值的列入归档范围的文件材料作为积累的重点。 （三）在文件材料形成后，分门别类，顺序编目，装入文件夹（文件盒），妥善保管。 （四）对档案进行整理并移交公司档案管理员。 归档范围与要求 档案材料的主要来源： （一）公司在筹备、经营、管理等活动中形成的具有保存价值的文件材料。 （二）党、政机关下发的与公司有关的文件材料和需要办理的文件材料等。 （三）集团公司下发的与公司有关的文件材料。 （四）公司与外单位业务交流活动中获取的有保存价值的其他材料。 （五）根据业务发展和市场竞争需要收集与公司经营范围相关的资料。 （六）根据需要收集宣传报道公司的重要新闻资料。 （七）外出培训、学习及参加会议时领取的材料。 综合管理部依据国家档案法规和集团档案管理制度，根据公司管理需要建立《基本归档范围和保管期限表》（附件1），各部门配合建立公司档案归档范围清单，清单可以从序号、档案名称、归档部门、归档范围、档案频次、保管期限六个维度进行建档。 档案清单原则上每年评估和更新一次，由综合管理部在每年归档期前30天组织各部门梳理工作过程中的重要资料明细。因各部门未梳理出而未列入公司档案清单的资料，擅自由各部门保管，后续过程因档案未按时移交、保管不善丢失或毁损影响使用的，由各部门负责。 归档形式包括文件、图表、声像、会计核算材料、电子文件等，载体形态包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、实物等。 归档文件质量要求： （一）归档文件材料原则上为原件。 （二）归档文件材料须完整、准确。 （三）归档文件材料字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。文件内容、格式须符合公文标准及各项专业文件编制规范。 （四）打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度须达到满足档案管理的设备标定质量要求，载体和字迹须当符合耐久性要求。 （五）录音、录像文件的有效性得到保证。 （六）长期存储的电子文件须使用不可擦除型光盘。 （七）归档文件一般为1套。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。 （八）两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议约定文件归档。主办单位应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本或副本文件。 （九）非纸质文件与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉字翻译的，须一并归档，无译文的应翻译出标题和目录后归档。 归档时间要求。各部门根据文件材料类别按照以下时间要求向档案管理员移交档案： （一）经营管理工作、行政管理工作、党群管理工作中形成的文件一般须在办理完毕后的第二年一季度归档。 （二）会计核算专业材料应在会计年度终了后由财务管理岗整理、立券，保管一年后向档案工作人员移交、归档。 （三）电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档须与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。 （四）磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式