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2021学院电话传真管理制度撰写人：___________日 期：___________ 2021学院电话传真管理制度 撰写人：___________ 日 期：___________ 第PAGE页共NUMPAGES页 2021学院电话传真管理制度 第一条电话管理 （一）电话接打规范 1、接听电话规范用语 （1）“您好！安徽外国语学院___部门” （2）“请稍等，……” （3）“对不起，他（她）不在，请打他（她）手机或改日再打” 2、拨打电话规范用语 “您好，我是安徽外国语学院的……” 3、接听原则 接听电话要迅速、准确、用语简练、清晰、耐心。接听电话应在铃响2-3声之间就拿起话筒。 4、挂断电话 尊、长者优先挂断；打电话者先挂电话。 （二）电话记录及处理 1、接听电话时要做好记录准备，主要是六大要素：何人、何地、何时、何因、何事、何果。 2、要及时将电话记录内容转告当事人。 （三）电话的开通（移机、停机） 因工作需要，由部门提出电话开通（移机、停机）申请，交总务处审核，报分管院长批准。批准后交后勤服务中心负责办理。 （四）电话故障处理 1、电话机及内部线路在使用过程中出现故障，由各使用部门向后勤服务大厅报修。 2、电话信号等出现故障时，由后勤服务中心负责及时与运营商协商解决。 （五）电话费用结算 1、各部门每部电话每学期都有一定的话费标准，超支由部门负责人承担，结余部分由