关于集中式与离散式文档安全管理模式的讨论.docxVIP

PAGE 1 PAGE 1 关于集中式与离散式文档安全管理模式的讨论  针对企业机密电子文档的安全管理存在两种主要的管理模式。一种是企业对全部涉及机密信息的电子文档进行集中式的统一管理，不同的用户只能依据自己的安全等级查看对应等级的电子文档。另外一方面，由作者依据每个不同文档的应用和共享状况，设定详细的文档使用者，并对不同级别的使用者设定详细的应用权限。孰优孰劣，本文将为您解析。  目前，在全球范围内，针对于企业机密电子文档的安全管理存在两种主要的管理模式。一种是企业对全部涉及机密信息的电子文档进行集中式的统一管理，不同的用户只能依据自己的安全等级查看对应等级的电子文档。另外一方面，由作者依据每个不同文档的应用和共享状况，设定详细的文档使用者，并对不同级别的使用者设定详细的应用权限。  在争论这两类文档安全管理模式之前，我们有必要首先来分析一下企业中电子文档的详细使用状况。对于一个企业来讲，电子文档是记录、传播和沟通重要信息的核心手段。在实际的应用过程中，由于当前业务分工的进一步细化，以及业务流程的严格执行，每个员工都只对自己所从事的工作内容非常了解。并且，除去支持公司运营的人力资源、后勤等相关部门，大多数员工在实际工作中只与少数的同事产生文档共享和协作。对于这一状况，IDC曾做过针对性的调查分析，结果显示一名员工在工作中最多只与9人发生高频率的协作机会。  基于上述状况，我们再来分析一下集中式的分级管理和离散式的授权管理的各自特点。就集中式的分级管理来看，通过对全部的文件和人员进行等级划分，可以实现文件和人员的自动匹配。同时协作一些自动的管理流程，如特定级别的人员创作的文件自动定位相应级别等，降低了每个人员在协作和文件共享时的工作量。但是在详细的实施过程中，企业首先需要在内部设定一个安全管理岗位，来进行针对于全部文档以及全部人员的的分级和管理工作。但是伴随企业分工的不断细分，相信企业很难找到了解全部详细业务的人员来满意这一岗位的需求。并且，由于某个岗位存在查阅和设定全部机密文档的机会，这本身就形成了一个巨大的安全风险。同时，由于不同人员在协作和文档共享中所需的权限也是存在较大差异的，假如采用“一刀切”的应用模式，将使文档管理过程中存在大量的管理漏洞和风险。  与集中式的管理模式相比，离散式的管理模式将文件共享和协作过程中的授权工作分散给了文件的创作者。作者依据这一文档的实际应用需求，在文档制作好后，将其共享给相关的人员。同时，作者还可以针对于不同的应用者需求状况，敏捷制定详细的应用权限。  离散式的管理模式是对于企业已有企业结构和资源配置的最好地继承和发展。这种模式的建设基础就在于企业中不同的人员，由于权限级别的不同，本身就存在对于资源的配置和应用差异化。而离散式的权限管理模式，正是在基于这种管理实践下，对数字资源本身进行了安全保护，使它能够像企业其他的资源一样可以进行细分化的管理和配置，最终实现不同人员对于不同数字资源拥有不同的应用权限。  在离散式管理模式中，文件作者拥有了较高的权限安排权限。但是通过集中式的日志管理系统，作者的权限在可追溯和可审计的管理模式下，同样受到了严格的限制。在这种状况下，作者故意将文件共享给无权获取内容的人员的状况将大大降低。另外，作为离散式管理的附属管理模式，不同企业可以依据自身的状况来敏捷设置不同人员和部门的审批权限。这对于文件的共享管理将起到更好地加强作用。  就中国企业的IT管理实践而言，IT部门目前的主要工作还是集中于完善企业信息化基础建设方面。对于文档安全管理方面，假如采用集中式的管理模式，那么IT部门将需要花费更多的精力去研究每个岗位和人员在业务中的详细应用。并且当企业业务发展时，IT部门需要对整个体系进行全面的调整。同时，企业内部的分工越来越明确，不同人员之间的协作应用越来越普遍。集中式的管理模式由于模式上的限制，所以对于小规模团队之间的沟通和协作需求明显无法满意。这将严重影响企业的整体工作效率。  但是假如采用离散式的管理模式，IT部门将权限的安排权安排下发给了员工，而自身只结合企业业务的需要进行整体的应用策略设置，制定整体的文档安全管理的规则，并同时进行监督和审计权。这将大大提升企业的文档安全管理敏捷度，实现权限管理在不同层面的敏捷应用，并最终将权限管理深入到企业业务流程之中。