07 现场会筹备方案20120620(zg).docxVIP

PAGE11 / NUMPAGES11 贵州省烟草商业 烟叶服务品牌建设暨“十个一”经验交流 现场会实施筹备方案 一、组织机构 （一）组织协调组 组 长： 成 员： 工作职责：负责现场会所有准备、策划和协调工作，确保会议各项活动顺利进行；负责与会来宾的确定、邀请；负责现场会、参观体验点氛围营造；负责会务物品购置相关事宜；负责会议资料、相关手册的审定、设计、制作；负责会议流程的把控、协调；负责会务服务人员的调配、协调、任务分工等。 （二）服务接待组 组 长： 成 员： 工作职责：主要负责联络员的选定，工作安排；主要工作是服务接待好与会领导、来宾。包括接机、接站，食宿，签到，资料发放；各代表团人员的联络；主题展厅、三个体验点、沿途车上的解说、参观引导。 （三）宣传报道组 组 长： 成 员： 工作职责：负责现场会全程摄影、摄像；光盘内容甄选和制作；联系行业内外媒体，搞好现场会前、后的宣传报道或会议专题报道等；邀请媒体代表参会，做好与相关媒体的联络、协调工作。 （四）交通安保组 组 长： 成 员： 工作职责：负责参会人员接机、接站、参观体验车辆、行车线路的统筹和安排；负责会议防火、交通、食品安全、确保住宿、会场、参观现场、宴会会场的安全；负责各类突发事件处置、安全保卫。 （五）后勤保障组 组 长： 成 员： 工作职责：负责所有物资准备、搬运、资料发放、大巴车上物品、青底休息区茶餐点安排；礼品购置和发放。 二、组织实施 （一）会务接待 一个对口接待 1.会务接待采取对口接待的服务方式，于会议开始前一周确认参会人员名单及对口联络员名单； 2.对于参会单位中副处级以上（含副处级）领导，州局（公司）须派相应级别干部负责全程陪同； 3.每个参会单位配备一名联络员，负责全程会务接待、服务工作； 4.具体接待服务人员名单如下表所示： 单位 联络人员 联系方式 一个精心准备 1.信息熟悉：联络员要预先熟悉所负责单位的基本情况、企业文化建设、参会人员（姓名、职务、电话、饮食禁忌）等相关信息； 2.电话沟通：会议前三天，联络员要通过电话的方式，主动与参会单位取得联系，确认参会事宜，并及时反馈变动信息。 3.短信提醒：会议前一天，联络员要给每位与会代表发送一条短信，短信内容包括欢迎语、会议期间天气情况、注意事项等； 短信格式（示例）如：“中国最美的烟区——贵州黔西南”欢迎您的来到，我是黔西南烟草的XXX，在会议期间您的服务需求，都可以联系我，我都将竭诚为您解决。近几天兴义市天气情况为：6月27日（天气情况、气温）、6月28日（天气情况、气温），请各位代表注意XXXXXXXX。最后，预祝您开心愉快、身体健康。 一个接待承诺 1.对于自行驾车前来参会的单位，我们承诺在车辆进入兴义市区之前，由联络员主动与您取得联系，准确告之到达酒店的行车路线，确保不因路线不熟而耽误您宝贵的时间。 2.对于乘飞机前来参会的单位，我们承诺在登机前，由联络员主动与您取得联系，提前安排好接待车辆，确保第一时间将您接往下榻酒店；（注：接机时，要注意准备接站牌、打火机、矿泉水等物品） 3.对于参会代表会议报到手续的办理，我们承诺由联络员替您办理，确保您在10分钟以内便能入住房间。（注：1与会代表下车后，联络人员要上前迎接、问候、自我介绍，并为每一位代表递上一张湿纸巾;2准备好行李牌，并安排酒店人员搬运大件行李至入住房间；3将参会单位人员引导至酒店大厅休息区进行等待；4将会议期间的相关安排、注意事项及时告之与会代表） 一个温馨布置 1.每个房间内准备好水果盘、香烟、特色小吃等接待用品； 2.房间内为每位与会代表提供一套专用的洗漱用具； 3.为每一位与会代表准备一份具有黔西南州特色的礼品。 一个休闲告知 由联络人员主动告知与会代表健身房、游泳池、休闲娱乐等活动的场所，让与会代表在闲暇之余能放松心情、感受快乐。 一条服务热线 在“思远”服务热线（4008004155）上增设会议咨询服务功能，随时解答与会代表提出的各类问题，及时响应与会代表的服务需求。服务热线拨打流程如下： 一套会务资料 精心设计、印制会务材料，包括主题材料——《“最美烟区 思远服务”系列丛书》、会务资料袋（光盘、会务手册等），并预先放置到与会代表房间内。 一个出行便利 1.会议期间，在酒店外配备X辆专用机动车辆，随时满足与会代表临时出行需要； 2.驾车行驶过程中要遵守交通规则，保持平稳车速，保障与会代表人身安全。 一个贴心组合 1．在每辆参观体验的车内准备好一个贴心小药箱，晕车、感冒、创可贴等常用药品配备齐全，以供有需要的与会代表使用； 2.在车辆座位上准备一个充气靠枕方便与会代表在车内休息时使用； 3.在汽车座位套内放置一把雨伞为与会代表遮阳避雨。 一个最美记忆