《现代职业秘书实务》（第三版）电子课件.ppt

五、公司内部的信息 为了能迅速地从公司内部各部门收集到上司需要的信息，秘书必须了解公司的业务流程及各部门的职责范围。 六、公司外部资料 为了能迅速而且准确地给上司提供他所需要的各种信息，秘书在平常就要广泛关注各种媒体发布的与公司业务有关的信息和上司感兴趣的信息，如与公司业务内容相关的专业书籍、上司感兴趣的图书等。 第三节 收集信息的渠道 一、互联网 毫无疑问，互联网的出现，对秘书的工作带来的影响可以说是革命性的，因为互联网是信息的海洋，各种信息唾手可得。但是，要想顺利在互联网上寻找到有价值的信息，就一定要会熟练使用搜索引擎。 二、报纸杂志 收集一般的信息，并不是一件很困难的事，大部分可以从各种公开发行的报纸杂志上找到。这类信息虽然容易找到，但它们式样多、容量大，要想熟练地收集、储存这类信息，也不是一件很简单的事。 三、内部材料 秘书部门不仅会收到各部门送上来的各种汇报材料，而且经常会收到各地分公司或业内同行寄来的各种汇报材料或情况通报，这些都是很重要的信息，应妥善收集。 四、实地调查 有些信息在网上和汇报材料中都难找到。如果条件允许，秘书就应当到门市和同行那里实地观察，与有关人员进行直接交流，只有这样，才能得到第一手材料，掌握真实的信息。 五、请朋友帮忙收集 对于某些敏感的信息，不仅在网上和汇报材料中找不到，就是实地考察也不一定找得到。所以，有时只有请朋友帮忙。秘书不能高高在上，而应在平时就要注意建立自己的“信息网络”；只有这样，才能顺畅找到那些你想要的信息。 第四节 收集信息的技巧 一、熟悉上司 秘书不仅要了解自己的上司主管哪些工作，分管哪些部门，而且要了解上司目前最关心的是哪些问题，工作中有哪些新的打算，等等。只有这样，秘书才能把握自己收集信息的重点，当上司需要的时候，就可以及时给上司提供相关信息。 二、广闻博见 秘书做好信息工作的窍门就是平时多看、多听、多问，抱着“三人行，必有我师焉”的谦虚态度。 三、取得同事配合 为了取得各部门同事的配合，秘书要有一种诚恳谦虚的态度。不管是谁，只要掌握了“信息”，秘书就要虚心向其请教，只有这样，才能得到他们的信赖，他们才会知无不言、言无不尽，且言之有物。 第五节 信息的筛选 在筛选信息过程中，秘书有时会遇到对一些资料的内容把握不了，例如觉得某份资料虽然很重要，但提供的证据不充分，不知道可信度有多高。遇到这类情况，秘书要与有关业务部门联系，虚心请教，听听他们的意见，之后再进行鉴别，决定取舍。 第十一章 上司的日程安排 第一节 概述 第二节 安排工作日程的原则 第三节 制定日程表的方法 第四节 制定日程表的注意事项 第五节 日程表的管理 第六节 安排约见 第一节 概 述 一、安排工作日程的意义 秘书必须为上司管理好他最珍贵的时间，让上司抓住大事和重点，提高工作效率。 二、制定日程表的前提 了解上司的作息习惯、身体状况。了解公司业务发展情况，特别是上司负责的业务进展情况，留意上司近期的工作重点。 第二节 安排工作日程的原则 一、兼顾效率与健康 公司领导人的年龄一般偏大，他们在体力上连续作战的能力有限，因此，在安排上司的工作日程时，不能只顾工作的效率，必须讲究张弛之道。 二、事先确认 在安排上司的日程时，无论是一般的工作还是重要的工作，都要事先征得上司本人的同意。因为上司在审核日程表的过程中往往会根据自己以往的经验来考虑应该采取什么方法处理某项工作、是否需要安排专门的时间做某项事件。 三、适当保密 上司的工作日程安排，一般都是画成一览表形式，这样比较简单明了。日程表应给上司本人一份，给秘书部门负责人或其他综合部门负责人一份，还要给有关部门和汽车司机复印几份。 第三节 制定日程表的方法 一、年度预定日程表的制定 年度预定表一般是在上一年年底制定。这个表不要做得太细，只要把年度内一些固定的