外审后发现的不符合规定情况的后续处理.docVIP

船岸综合管理须知 版 号：1.1 文件号:ZH-12 页 码：1/7 Xxx 船务有限公司 生效日期：2022年01月 05日 1. 目的 1.1 旨在规范外审准备和配合工作，确保公司SMS运行符合主管机关及审核发证机构 的要求，及时取得“符合证明”和“安全管理证书”并保持其有效性。 1.2 规范外审后发现的不符合规定情况的后续处理,确保外审发现的不符合及时纠 正,以不断提升公司的安全管理水平。 2. 适用范围 本须知适用于岸基和公司各船舶接受审核发证机构的外部审核。 3. 定义 外部审核（简称外审):指审核发证机构对公司SMS是否符合NSM规则及有关规定 和标准、公司和船舶的安全和防污染工作是否符合公司SMS，以及公司SMS运行 是否有效而进行的审核。外审包括初次审核、年度审核（对公司）、中间审核 （对船舶）、换证审核、跟踪审核（对公司）、附加审核（对公司及船舶）和临 时审核。 4. 附加审核:系指按《航运公司安全管理体系审核发证规则》规定的,审核发证机构对公司或船舶进行的审核。 5. 跟踪审核:仅对公司而言,在公司年度审核或者换证审核中，如发现公司安全管理 体系运行存在严重不符合规定的情况，或者有大量不符合规定的情况并且已经严 重影响到安全管理体系运行的有效性时，审核发证机构在公司对所有不符合规定 情况整改完成后对其进行的审核。 6. 不合格:指不符合或不符合规定情况。 7. 观察项:指审核方认为存在不符合体系要求的可能性，或者某些方面不够完善， 有待继续改进,但又不严重影响体系健康运行,但如不纠正,有可能会被列入不符 合规定情况。 4. 职责 4.1 总经理：决定公司外审申请时间，对外审中发现的公司严重不符合或重大不 符合,亲自组织公司相关部门或人员组成调查组进行调查分析并制定纠正措施。 4.2 指定人员：决定船舶外审申请时间；负责与审核发证机构联系，组织、布置外审 的准备和配合工作；对船舶外审中发现的严重不符合或重大不符合进行调查分析 并制定、监督纠正措施实施情况。 4.3 岸基各相关人员：做好迎审工作，纠正属本岗位的不符合；对船舶审核中发现的不 符合按指定人员要求进行调查分析并制定纠正措施,监督纠正措施实施情况。 船岸综合管理须知 版 号：1.0 文件号:ZH-12 页 码：2/7 xxx船务有限公司 生效日期：2017年08月 05日 4.4 SMS主管：准备并提交外审申请材料，整理、保存外审文件资料，建立、完善外 审数据库。 4.5 船长：负责船上迎审工作，按要求实施纠正措施。 5． 公司外审 5.1 外审（附加审核除外）申请 5.1.1 总经理根据主管机关或审核发证机构的有关规定和要求，以及公司SMS运行的实 际情况，选择外审申请的恰当时间。外审申请时间应保证审核发证机构有足够的 能在预定日期进行审核的准备时间。 5.1.2 SMS主管按外审的有关规定和要求，准备外审申请材料，向审核发证机构提交《航 运公司安全管理体系审核发证申请表》(ZHRD-12-01)。 5.2 外审（临时审核和附加审核除外）准备 5.2.1 完成SMS内部审核和有效性评价或管理复查。 5.2.2 纠正不符合规定情况。 5.2.3 备妥SMS有效运行的客观证据。 5.2.4 指定人员保持与审核发证机构联系，及时了解外审时间。 5.3 外审配合 5.3.1 做好审核组接待服务工作，尽力为审核组提供方便。 5.3.2 保持与审核组联系，了解审核工作计划。 5.3.3 按审核组的要求，组织有关人员认真参加首、末次会议。 5.4 附加审核是由海事局决定并强制实施的审核，一般提前几天通知公司，公司无需 申请，审核内容也具有一定的针对性，以局部审核为主，也可全面审核。 5.4.1公司有下列情况之一的，审核发证机构将对公司实施附加审核: （1）所管理的船舶发生重大及以上等级水上交通事故，或所管理的船舶发生负有 对等及以上责任的较大等级水上交通事故，或所管理的船舶在任意6个月连 续发生2次及以上负有对等及以上责任的一般等级水上交通事