(会议管理)会议的组织与办理.pdfVIP

会议的组织与办理 会议是沟通信息、协调关系、集思广益、制定计划、科学 决策的重要手段。今天我将按照会议的一般规律和要求，结合 党政机关会议管理的特点，从会议概述、会前准备、会场布置、 会议的组织实施、会后总结归档等方面给大家介绍一些会议办 理的常识。 一、会议概述 1、会议的含义 自从人类社会产生以来，会议就伴随人类社会的发展而发 展。在当今的社会生活中，会议仍然在人类社会活动的各个领 域发挥着极其重要的作用，人们仍然在用会议来讨论问题、商 议大事，用会议来启迪思路、集思广益，用会议来沟通信息、 协调关系，用会议来分析矛盾、解决困难。会议已经成了人类 社会生活中不可缺少的一种交往方式。据有关统计显示，在中 国这块土地上，每天召开的会议大约有 240 万个之多，领导 干部一年中至少有3—4个月在开会，参加上级召开的会，组 织召开本级的会议，参加下级召开的会议，可见会议在领导工 作中具有不可缺少忽视的作用。 会议的含义怎么表述呢？按照会议的一般规律并结合党 政机关会议管理的特点，我们将会议的含义归纳为：会议是人 类群体有组织、有目的，并按一定程序或规范进行的一种议事 或决事的行为过程。…… - 1 - 2、会议的功能 会议之所以被广泛地使用，在于它特殊的功能。会议的功 能是多方面的、具体的，主要表现在： ①会议具有交流信息、协调关系的功能 在现代社会中，收集和传递信息的手段和形式纷繁多变， 卫星、电视和互联网等高技术产品运用在信息领域充当重要角 色早已司空见惯。然而，古老的会议在当今信息高度发达，科 学技术日新月异飞速发展的现代社会中，不但没有失去它的重 要作用，其优势反而越来越明显。会议的优势在于它可以实现 信息的多向及时传递，能在同一时刻在众人中进行可靠、快捷、 失真度低的多方面信息传播，同时能迅速得到各方面的反应和 信息反馈。会议的优势还在于它是群体的面对面，是以口头交 流为主要方式的活动，因此，可以借助情感的力量和心理因素 进行沟通，增强凝聚力，协调各种社会需要和社会关系，消除 误解和社会存在的矛盾，以实现共同利益和社会的和谐、进步。 ②具有统一认识、汇集智慧的功能 人们认识事物的过程和对事物的认识是千差万别的，由于 个体之间所处的环境不同，受到客观世界的影响和制约不同， 在思想认识、思维方式等方面存在差异。而会议特别适用于深 化或统一人们的认识，使个体的智慧和力量，汇集成为集体的 智慧和力量，将个体聚合成一个整体，形成统一意志和共同目 标。会议的功能具备了信息交流、情感沟通的优势，这是其他 工作方式没有或不具备的。 - 2 - ③具有发扬民主、科学决策的功能 会议是体现民主意识的最好方式、通过会议这种形式，沟 通上下、连接左右，充分发挥人们的主观能动性和聪明才智， 展现智慧和力量。会议能直接反映基层的呼声和愿望，使管理 者收集到更多、更准确、更广泛的信息。会议是民主决策和科 学决策的前提和条件，科学决策主要依赖于集体的智慧和科学 的方法。决策活动的形式是多种多样的，但各种类型的会议， 如听证会、汇报会、研讨会、证论会等是科学决策的最直接和 重要的形式，通过一系列各种类型的会议，发扬民主、汇集智 慧，为科学决策提供了可靠、准确的依据。所以，会议是保证 领导目标和科学决策得以实现的一个重要手段。 3、会议的分类 会议的内容和形式多种多样，但无论以何种内容和形式出 现，其性质总是脱离不了法定性会议与非法定性会议两种范 围。因此，我们从总体上把会议分成两大类，即法定性会议与 非法定性会议。 如果从会议的时间、出席对象、功能性质、规模、地域和 方式等方面分类，会议也可作这样划分：按时间分为定期和不 定期；按出席对象分为联席会、代表会等；按功能性质分为决 策性、讨论性、协调性、动员性、纪念性等；按议题分为专题 性、专业性、综合性等；按规模分为大型、中型、小型等，大 型会议是指几百人、上千人或更多人参加的会议，中型会议是 指有几百人参加的会议，小型会议是指有几人、十几人、几十 - 3 - 人参加的会议；按方式手段分为常规会、电视电话会、座谈会、 茶话会、现场办公