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青鹏食字[2011]第3号
青岛鹏成食品有限公司稽核管理制度
为规范鹏成食品有限公司各方面管理,明确责任,促进各项工作健康、有序开展,有效推进管理变革,增进经营效率,促使企业整体战略目标任务达成。
一、范围:
适用于鹏成公司生产、经营过程中直接、间接相关的部门、岗位、工作内容。
二、组成及职责:
(一) 稽核组人员
鹏成公司稽核管理工作由稽核组全权负责。
稽核组组成:稽核组长——鹏成公司销售总监
稽核副组长——鹏成公司综合部主管
鹏成公司财务部主管
稽核员——综合部稽核专员
(二)核组长主要职责、权限
1.制定稽核战略纲要,主持鹏成公司运营、稽核会议,及时分析和处理稽查工作的信息和问题;
2.负责对经营中违反稽查管理规定,损害企业合法权益的行为提出最终处理意见;
3.负责做好稽查工作的宣传教育,健全监督机制,受理有关部门投诉;
4.参与公司发展规划的拟定,协助各部门年度经营计划的编制和公司重大决策事项的讨论,领导公司各版块完成销售目标;
5.围绕公司战略发展目标,负责公司管理人员的协调、工作任务有效分派、各项重点任务达成;
6.完成其它公司交办事项。
(三)稽核副组长主要职责、权限
1.列席参加公司各部门会议,为稽核员稽查工作的开展提供行政支持及技术指导;
2.负责对经营中违反稽查管理规定,损害企业合法权益的行为提出处理意见;
3.编制分类分析表,对业务数据进行分析处理,统计业务差错,为相关决策提供依据;
4.负责组织公司通用管理标准规章制度的拟定、讨论、修改工作;
5.检查各部门协作指标完成情况;
6.负责协调各部门的有关事宜。
(四)稽核专员主要职责、权限
1.代表总经理、稽核小组行使各部门、各岗位行使监督权、检查权和奖罚权;
2.检查各部门协作指标完成情况(包括:人员考勤、各部门每周、月重点工作追踪、审批单跟进、差旅招待费审核、进出库账审计、流通及卖场价格市调、堆头摆放、货品陈列状况、促品派发及监督等),根据公司要求督促各部门工作按时完成,并最终形成结案报告;
3.稽核检查各部门、各岗位是否按规章制度、程序文件、作业规范、岗位职责说明书、会议决议等规定进行作业;
4.以公司相关规章制度、程序文件、作业规范、岗位职责、会议决议为准绳,以事实为依据,以纠偏、教育为目的进行稽核,实事求是,不徇私舞弊、不偏不袒、公正无私;
5.对稽核工作中发现的问题有改进建议权、改进督导权、改进稽核权;
6.有相关信息与资源的获取权及各部门的协同权。
(五)各部门对稽核专员的配合职责
1.稽核时,被稽核部门应提供相关证据以供稽核专员检查;
2.各部门对各种规章制度、作业流程、岗位职责说明书等文案的缺陷可提出修改建议;
3.若部门对稽核的工作有异议时可书面向稽核组提出建议,由稽核组长直接决策或定出时间召集各部门集体研讨、表决并形成决议。但结果不得超过三个工作日给予投诉部门或投诉人回复;
4.要求按期完成的稽核任务,部门因特殊原因需要延长完成时限的,必须向稽核小组书面申请,并经稽核组长批准后方可延期完成;
5.所稽核的内容涉及多个部门时,稽核专员要一查到底,直到追究出最终部门及责任人为止。各部门负责人有义务协助稽核专员查出责任人,否则,责任部门负责人需承担相应责任。
三、稽核时间、方式
(一)按照上级指令及会议决议进行稽核;
(二)依据已定稿运行的各种规章制度、作业流程、程序文件、岗位职责说明书条款随时进行稽核或不定期专项稽核。
四、稽核作业程序
(一)根据上级指令或稽核组所安排任务到相关部门稽核;
(二)被稽核部门提供相关证据以供稽核专员检查;
(三)稽核专员将稽核事实客观的填写在《稽核检查表》上,稽核内容栏应包括事实描述、证据记录等;处理结果栏应包括处罚、奖励、责令限期整改等内容(奖励、处罚建议的须有相关资料、证据);《稽核检查表》由稽核专员汇报给稽核组;
(四)对于处理结果中有整改要求的,由稽核专员下发整改通知交被整改部门责任人,并在三天内回复稽核专员。稽核专员在整改要求到期后,应根据整改通知再次进行跟踪稽核,并对整改结果进行确认,做结案报告,向稽核组汇报;
(五)在稽核巡查中,稽核专员发现相关人员确实有突出表现时,可依据鹏成公司奖励办法向公司报请给予奖励,需提供相关证据证明。
五、公司各部门申请稽核程序
(一)公司各部门负责人有检查下属工作以及部门间相互协调工作的责任,不得将本人职责内的工作及协调沟通工作提交稽核专员稽核;
(二)部门
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