g-super绿地全球商品直销中心门店调查稽核卷宗管理规定.dps.pptxVIP

G-super绿地全球商品直销中心 《调查稽核卷宗管理规定》 目的： 统一部门调查卷宗管理，提高部门管理人员保密意识 适用范围： 区域、门店防损。 一、卷宗须有首页“卷宗资料”； 1.每起卷宗需有查阅目录； 2.卷宗整理时需按有调查时间索引； 3.卷宗内需有调查/稽核的《调查/稽核报告》； 4.每起调查/稽核需有调查、稽核对象的陈述书，并将陈述书放入卷宗内； 目录  部门职责 5、将调查/稽核的相关证据整理成清单放入卷宗内. 5.1《陈述书》的书写应陈述所做事情的具体时间、地点、行为经过； 5.2填写行为经过时，内容如有改动的地方，需要求陈述人在改动的地方按指印，如多处改动，可要求填写人重写； 5.3行为经过填写完毕后，需在最后加上“以上是本人的真实陈述，未受任何威胁或承诺，并有离开的完全自由”； 5.4 陈述书最后陈述人签名同时需要陈述人按指印；  部门职责 二、卷宗管理要求 1.每起调查/稽核结案后一周内，必须将调查/稽核资料整理成卷宗； 2.门店防损部需安排专人对卷宗进行管理，卷宗按保密度分普通、秘密、机密、绝密四类； 3.整理好的卷宗用文件袋好，按保密级别分类放入柜子上锁保管； 4.卷宗需要调阅时，需由门店防损主管允许； 5.卷宗保存期限至少为3年； 6.门店防损主管调离时，需将卷宗列入交接； 附件表：  部门职责 附件表： XXXXX 关于XX区××店XXXXXXXX的调查报告 卷 宗 资 料 立卷人：（指拟定报告并负责资料归类的人） 审核人：（指修改确定报告人）  部门职责 卷宗目录 序号 材料名称 页数 1 调查时间表 1 2 调查报告 2－3 3 当事人陈述书 4－6 4 供应商取证资料 7－9 5 内部员工了解资料 10－12 6 处理沟通等辅助资料（如邮件） 13 7 涉及物品清单 14  部门职责 调查时间表 从 2011年 1月 5日，我开始对XX店肉水产部“壹号土猪”专柜私自收取顾客现金，并在场外进行交易的案件进行调查，以下是我调查中各项工作的时间表： 1月6，工作内容： 我安排便衣人员对“壹号土猪”专柜人员进行跟进，发现专柜人员存在将一些猪皮、猪油等低价卖给熟客，并收取顾客现金的现象。 1 月 7 日，工作内容：我部安排人员对“壹号土猪”专柜人员进行跟进，发现专柜人员将送至我商场的猪肉，退货后将商品转移至场外，私自卖给他人，现金不入我司收银系统的现象； 1月 8 日，工作内容：我安排人员到总部调取与“壹号土猪”专柜的相关合同，确定该专柜的相关做法确实违反合同的相关规定，可定性其为场外交易； 1月 9 日，工作内容： 我部针对掌握的情况，分别约谈专柜促销人员、肉水产部负责人与供应商负责人，并分别让其写下事情经过 1月 10 日，工作内容： 我部针对掌握的相关证据，将事件向相关采购人员陈述，并提出我部对供应商违规行为的处理建议； 调查人签名：  部门职责 (以上是本人的真实陈述，未受任何威胁或承诺，并有离开的完全自由。 (本人签名)  (同性证人)(面谈地点)  (日期) 陈 述 书 本人姓名：______________ 职位：____________________ 电话：_______________ (本人自愿填