行政前台培训程.pptx

会计学 1 行政前台培训程 2022-6-4 2 形象礼仪 工作时间应着正装，保持仪容整齐，女性同事应化淡妆 工作时间应做到言行大方得体，使用礼貌用语 第1页/共13页 2022-6-4 3 电话礼仪 接听电话需使用礼貌用语 需要过滤推销，调研等无效电话 对公司情况和产品有一定了解，以满足客户简单的咨询的需要 为对方留言时，要问清对方姓名，公司，电话，致电事宜，并进行复合，且及时将信息反馈给相关人员 第2页/共13页 2022-6-4 4 接待礼仪 有客人来访需微笑站立并询问客人来访意图 将客人安排在相关等候区域奉茶后通知相关人员 若客人需要等候较长时间，请向客人提供企业产品介绍资料或者杂志等以供客人翻阅 第3页/共13页 2022-6-4 5 快递管理 将收到的快递归类，并及时分发 快递发出后，清点底单，以备核查 快递需实名制寄送，前台人员应做好发件人部门，姓名等核查 当快递信封和面单余量不足时，应及时联系快递公司配送 第4页/共13页 2022-6-4 6 文档管理 管理前台各类行政文档，对其进行合理有效归类 各类行政账单的留底存档 各类行政信息及表格的维护与更新 第5页/共13页 2022-6-4 7 账目核对 收到供应商提供的账目后，应仔细核对各类账目，并及时处理有异议的条目，如遇无法处理的情况，应及时向上级汇报 账目核对无误后，发送给相关人员，并通知供应商开具发票 到期未收到账单的，应及时与供应商联系，要求其尽快发送账单 第6页/共13页 2022-6-4 8 各类资产管理 饮水机，投影仪，花卉等各类固定资产的管理，如遇故障或损坏，应及时联系相关人员进行维修或更换 文具，杂志，饮品等资产的管理，定期检查，及时补充库存，以避免出现断货的情况发生 第7页/共13页 2022-6-4 9 日常行政事宜 各类机票，酒店预定以及接机事宜的安排 保持环境的整洁，必要时请阿姨协助打扫 与物业沟通，处理各项物业事宜 第8页/共13页 2022-6-4 10 日常行政事宜——机票 收到邮件后，及时为同事预定机票，根据公司制度，机票的预定只接受邮件预定。如遇特殊情况，应发送手机短信，事后应补发邮件。 如临近出票限时还未出票，应提醒员工是否需要出票。 所有订票，出票，改票，退票应及时做好记录，以备对账。 第9页/共13页 2022-6-4 11 日常行政事宜——酒店 收到邮件后，确认订房信息，酒店，姓名，入住时间，离店时间 为客人预定酒店，尽快将酒店的确认信发送给客人，如果截至入住时间是18：00的，应提醒客人是否需要做担保 如遇退订，应尽快和酒店方联系 第10页/共13页 2022-6-4 12 日常行政事宜——接机 与客人详细核对抵达日期，抵达时间，航班号及目的地 与司机联系后，应及时制定接机表，发送给客人，让客人核对日期，时间，航班号，目的地等信息 如有变动，应及时和客人或者司机联系 第11页/共13页 祝您工作愉快！ 第12页/共13页